Ocena wartości dokumentacji
Patrz: Ekspertyza archiwalna
Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji wiążą się z jej nieustannym rozbudowywaniem o nowe materiały. Jedne z nich są istotne dla długoterminowego działania podmiotu, inne stanowią czasowy wymóg formalny lub też są poświadczeniem realizowanych czynności czy zachodzących zdarzeń. Brak ingerencji w tworzenie takiego zbioru sprawia, że staje się on swoistym tyglem, z którego trudno wyłowić istotne treści. Dlatego od czasu do czasu jest niezbędna ocena wartości dokumentacji. Przeprowadza ją wyznaczone do tego archiwum państwowe.
Na czym polega ocena wartości dokumentacji?
Ocena wartości dokumentacji jest używana zamiennie z terminem „wartościowanie”. W skrócie polega ona na przypisaniu do każdego dokumentu konkretnej kategorii, która zdecyduje o dalszych losach materiału. Ocenie są poddawane wszystkie jednostki w zbiorze. Po klasyfikacji w nim pozostają lub są włączane do innych zbiorów. Zależy to od spójności tematycznej czy sposobu tworzenia zbioru. Może on zawierać dokumenty jednolite o takiej samej wartości lub powiązane ze sobą tematycznie, ale nie zawsze przydatne.
Mówiąc o wartości dokumentacji, należy mieć na myśli jej „istotność” historyczną, a nie materialną. Pod kątem tej pierwszej, wysoko oceniony zostanie np. statut organizacji utworzonej ponad wiek temu i dawno rozwiązanej.
Materiały poddane ekspertyzie archiwalnej są klasyfikowane z uwzględnieniem ich wartości i przypisywane do następujących kategorii:
- kategoria A – dokumenty archiwalne, przeznaczone do wiecznego przechowywania,
- kategoria B – dokumenty niearchiwalne, przeznaczone do czasowego przechowywania lub brakowania,
- Kategoria BE – dokumenty przeznaczone do okresowego przechowywania ze wskazaniem na poddanie ich kolejnej ekspertyzie archiwalnej po minionym czasie.
Ocena wartości dokumentacji – podstawy prawne
Ocena wartości dokumentacji jest przeprowadzana w ściśle określony sposób i na zasadach ustalonych przepisami. Podstawowym dokumentem regulującym te kwestie jest Zarządzenie nr 41 Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych z dnia 3 grudnia 2019 r. w sprawie wprowadzenia wytycznych w zakresie ekspertyz archiwalnych przeprowadzanych przez archiwa państwowe.
Dokument ten został uzupełniony o dodatkowe rozporządzenia dotyczące postępowania z:
dokumentacją medyczną,
aktami osobowymi pracowników,
aktami osobowymi i pracami dyplomowymi studentów,
dokumentacją uprawnień do kierowania pojazdami i dokumentacją rejestracji pojazdów.
Rozporządzenia wskazują sposoby przeprowadzania ekspertyz, osoby uprawnione do ich wykonania, okoliczności, w jakich należy je wykonać. Wyjaśniają też kwestie formalne, takie jak zasady sporządzania opisów czy notatek eksperckich.