Konkordancja

Dokonywanie zmian w oznaczaniu poszczególnych jednostek czy zbiorów archiwalnych wymaga odnotowania ich w odpowiednim wykazie. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie materiału, także włączonego do archiwum przed wielu laty i funkcjonującego w niektórych zapisach jeszcze z dawną sygnaturą. Spisy i wykazy tego typu są określane mianem konkordancji.

Rola sygnatur i oznaczeń w archiwistyce

Zbiory archiwalne gromadzone tylko w jednym lokalnym archiwum zawierają setki tysięcy pojedynczych dokumentów pogrupowanych w jednostki i zbiory. Bez odpowiedniego uporządkowania odnalezienie konkretnego aktu, wykazu czy fotografii wymagałoby poświęcenia ogromnej ilości czasu. Ma to znaczenie w sytuacji, gdy zainteresowana osoba poszukuje np. dokumentów płacowych do emerytury czy aktów potwierdzających jej prawo do dziedziczenia majątku.

Jedną z cech prawidłowo opracowanych i opisanych zbiorów jest nadanie im konkretnych sygnatur. Dzięki zastosowanym ciągom znaków bez problemu można – jak po adresie czy kodzie pocztowym – odnaleźć właściwą półkę, segregator czy teczkę. Niestety zbiory archiwalne nie są niezmienne, a wskutek ich brakowania czy bezpowrotnego zniszczenia zawartość poszczególnych teczek ulega modyfikacji. Zmieniają się również zasady oznaczania jednostek wynikające np. z nowych przepisów czy wprowadzonych zasad. W takiej sytuacji inne muszą być też niektóre zastosowane oznaczenia. Wymaga to odnotowania zmian w celu późniejszego porównania sygnatur sprzed i po zmianie. Konkordancja jest takim właśnie wykazem.

Konkordancja nie tylko w archiwistyce

Pojęcie konkordancji pochodzi od łacińskiego słowa „concordia” i w bezpośrednim tłumaczeniu oznacza zgodę. W praktyce odnosi się do pojęcia zgodności, czyli zestawienia dwóch informacji, które wzajemnie sobie odpowiadają. Najczęściej tworzone spisy stanowią uzupełnienie literatury naukowej i zawierają wykaz wyrazów o większym znaczeniu tematycznym wraz z ich lokalizacją w publikacji.

Inną formą konkordancji jest wykaz skrótów, znaków i symboli zastosowanych w publikacji lub w całym księgozbiorze uzupełniony o miejsce ich występowania. Pozwala on na precyzyjne umiejscowienie danej treści w konkretnym tomie, a nawet na stronie. Takie wykazy są szczególnie popularne w atlasach i zbiorach map. Umożliwiają szybkie odnalezienie arkusza, na którym znajduje się dane miasto, rzeka czy inne naniesienie w terenie.

Konkordancja występuje też w każdej publikacji naukowej. Zawiera wykaz terminów fachowych uzupełnionych o numery stron, na których można je znaleźć. Dzięki temu czytelnik szybko dotrze do definicji lub wyników eksperymentu, bez potrzeby czytania całej książki. W publikacjach wyróżnia się dwie formy konkordancji:

• wyrazową – stanowiąca spis pojedynczych słów (przykładem jest wykaz terminów fachowych występujących w opracowaniu czy miejscowości lub ulic na mapie czy planie miasta),
• rzeczową – stanowiącą spis problemów, tematów poruszanych w opracowaniu na konkretnych stronach (np. skorowidz problemowy w podręcznikach akademickich).

Konkordancja jako wykaz sygnatur

W archiwistyce nie ma wielotomowych publikacji, chyba że są one jednostką archiwalną lub jej częścią. Konkordancja, czyli wykaz, spis sygnatur odnosi się np. do materiałów przejętych w wyniku sukcesji czynnej. Ponieważ zostają one włączone w zbiór archiwalny nowego aktotwórcy, stają się jego integralną częścią. Po dokonaniu oceny wartości poszczególnych dokumentów i wykonaniu brakowania pozostałe jednostki są opisywane na nowo i włączane do nowego zbioru. Może się jednak zdarzyć, że będą z nich chciały skorzystać osoby, instytucje czy inne podmioty, które dysponują jeszcze starymi oznaczeniami. Konkordancja pozwoli im szybko sprawdzić, jakie oznaczenie obecnie nosi dana jednostka.

W powyższym rozumieniu pojęcie konkordancji odnosi się do wykazu, w którym wyszczególniono dawne sygnatury jednostek inwentarzowych jednego zespołu (zbioru) oraz przyporządkowano im nowe oznaczenia. Spis może też mieć formę odwrotną, w której nowym danym przypisano pierwotne oznaczenia. Cechą jednej i drugiej wersji jest uwzględnienie kolejności alfabetycznej.

Konkordancja może też być wykorzystywana w kancelarii lub komórce pocztowej do ewidencjonowania przepływu korespondencji. W takim zastosowaniu stanowi ona wykaz oznaczeń pism wpływających z liczbą nadaną im w dzienniku podawczym.