Jednolity rzeczowy wykaz akt

Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową.

Czym jest jednolity rzeczowy wykaz akt?

Wykaz akt jest jednym z trzech dokumentów, które obowiązują w kancelariach i archiwach jako akty normatywne, regulujące pracę biura. Jego zadaniem jest rejestracja gromadzonych dokumentów, a także ich oznaczanie, łączenie czy usprawnianie przechowywania. Jednolity rzeczowy wykaz akt jest dokumentem tworzonym w oparciu o ogólne wytyczne, dotyczące wszystkich jednostek organizacyjnych, bez względu na ich strukturę czy stosowane formy wewnętrznej klasyfikacji. Wykaz jest oparty na systemie klasyfikacji dziesiętnej. Jego podstawę stanowi podział całej dokumentacji archiwalnej gromadzonej w danej jednostce na dziesięć części, numerowanych cyframi od 0 do 9.

Struktura JRWA

Struktura wykazu ma charakter wielopoziomowy, przy czym na każdym niższym poziomie dokumentacja także jest dzielona na maksimum 10 części. Do pierwszych czterech klas górnego poziomu zalicza się akta typowe: 0 – Zarządzanie, 1 – Kadry, 2- Środki rzeczowe, 3 – Ekonomika.

Oznaczenia klas w poszczególnych poziomach są wyrażane szeregiem cyfr: np.: 01 – klasa drugiego poziomu, 011 – klasa trzeciego poziomu. Klasy końcowe odpowiadają tematycznym teczkom aktowym. W wykazie JRWA stosuje się też oznaczenia literowe. Są to:

• A – dla dokumentacji mającej trwałą wartość historyczną, która w przyszłości ma trafić do archiwum państwowego
• B – dla dokumentacji niearchiwalnej, która ma chwilowe znaczenie praktyczne,
• Bc – dla dokumentacji manipulacyjnej o krótkotrwałym znaczeniu praktycznym (np. do jednorazowego wykorzystania),
• BE – dla dokumentacji przechowywanej przez wskazaną liczbę lat, która określa dodatkowa cyfra.

W przypadku dokumentacji oznaczonej np. BE 5 po pięciu latach od jej archiwizacji przeprowadza się ekspertyzę i dokonuje ewentualnej zmiany kwalifikacji archiwalnej. JRWA jest weryfikowane w systemie rocznym. W przypadku wystąpienia różnic jest konieczne m.in. sporządzenie nowego wykazu.

Zalety stosowania jednolitego rzeczowego wykazu akt

Gromadzenie dokumentów o wartości archiwalnej w danym podmiocie zwykle trwa przez wiele lat. Jednorazowe uporządkowanie jednostek archiwalnych i przypisanie im kategorii w konkretnym systemie klasyfikacji nie może być działaniem jednorazowym.

Należy wziąć pod uwagę fakt, że dokumentów będzie przybywać, a każda kolejna jednostka archiwalna musi zostać sprawnie włączona w istniejący system. Pozwoli to uniknąć bałaganu i konieczności przeklasyfikowywania wszystkich zbiorów archiwalnych co pewien czas.

Rozbudowa JRWA

Jednolity rzeczowy wykaz akt jest skonstruowany tak, aby można go było nieustannie można rozbudowywać o klasy kolejnego rzędu. Istotne jest jednak przemyślane wyznaczenie klas 1. rzędu, które powinny obejmować wszystkie zagadnienia poruszane w trakcie działalności podmiotu. Klas 1. rzędu maksymalnie może być 10. Jednak to, ile ich znajdzie się w JRWA danego podmiotu, jest kwestią indywidualną.

Przykładowy JRWA z sześcioma klasami głównymi:

• Klasa 0 – zarządzanie,
• Klasa 1 – kadry (ewidencja, BHP, sprawy socjalno-bytowe, dyscyplina pracy),
• Klasa 2 – administrowanie środkami rzeczowymi (remonty, zakup materiałów, infrastruktura teletechniczna transport),
• Klasa 3 – finanse i księgowość (budżet, wydatki, inwestycje, fundusze),
• Klasa 4 – nauczanie i wychowanie (organizacja pracy dydaktycznej i opiekuńczo-wychowawczej,
• Klasa 5 – środki nauczania i baza dydaktyczna,
• Klasa 6 – codzienne życie podmiotu.

Przykładowy JRWA z ośmioma klasami głównymi:

• Klasa 0 – zarządzanie,
• Klasa 1 – kadry,
• Klasa 2 – środki rzeczowe,
• Klasa 3 – obsługa finansowo-księgowa,
• Klasa 4 – obserwacja i analizy dotyczące rynku pracy,
• Klasa 5 – aktywizacja zawodowa i ewidencja bezrobotnych,
• Klasa 6 – aktywne formy przeciwdziałania bezrobociu,
• Klasa 7 – niepełnosprawni,
• Klasa 8 – repatrianci.

Z powyższych przykładów wynika, że podstawowy jednolity rzeczowy wykaz akt nie musi wyczerpywać wszystkich dostępnych klas 1. rzędu. Jeśli problematyka związana z działalnością podmiotu jest wąska, wykaz może składać się tylko z kilku klas, dalej dzielonych na 2-3 klasy niższych rzędów. Tych drugich może też być znacznie więcej, dzięki czemu JRWA jest rozbudowywany w głąb.

Różnice w podziale wynikają z rodzaju spraw załatwianych w danym podmiocie oraz z ich odmienności. O ile w klasach takich jak zarządzanie czy kadry zwykle problematyka w większości podmiotów jest podobna, o tyle kwestie związane z profilem pracy podmiotu mogą już się znacznie różnić. Najczęściej JRWA zawierają klasy czterech rzędów. Przykładem wykazu pięciorzędowego jest system klasyfikacji dokumentacji uczelni: kadry (1) – zatrudnienie (11) – etaty (110) – funkcje kierownicze (1101) – funkcje kierownicze administracji uczelni (11011).