Instrukcja archiwalna

Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce.

Kto stosuje instrukcję archiwalną?

Obowiązek stosowania instrukcji archiwalnej mają wszystkie jednostki organizacyjne. Zaliczają się do nich organy administracyjne, obsługujące je urzędy oraz wszystkie pozostałe archiwa zakładowe. Dokument dla administracji stanowi załącznik nr 6 do Rozporządzenia Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych. Pozostałe jednostki mają obowiązek stworzenia kompletu własnych aktualnych przepisów kancelaryjnych i archiwalnych.

Co zawiera instrukcja archiwalna?

• opis organizacji archiwum zakładowego, jego zadania oraz zakres działania,
• tryb przejmowania dokumentacji z komórek organizacyjnych,
• sposób przechowywania archiwaliów, włącznie z warunkami technicznymi i wyposażeniem lokalu,
• sposób ewidencjonowania i zabezpieczania zbiorów,
• zasady przeprowadzania skontrum,
• zasady udostępniania akt,
• zasady i tryb przekazywania materiałów do archiwów państwowych, wycofywania dokumentów oraz ich brakowania
• zasady przekazywania dokumentacji niearchiwalnej do zniszczenia
• zasady sprawozdawczości.

Tworzenie instrukcji archiwalnej odbywa się w porozumieniu z Naczelnym Dyrektorem Archiwów Państwowych.