Gromadzenie zasobu archiwalnego

Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy.

Na czym polega gromadzenie zasobu archiwalnego?

Pod pojęciem zasobu archiwalnego kryje się zbiór wszystkich materiałów i dokumentów, które z jednej strony mają określoną wartość historyczną, a z drugiej – zachowują związek z twórcą tego zasobu. Zainicjowanie zbioru jest dopiero pierwszym krokiem w tworzeniu archiwum. Przez cały okres istnienia jednostki jest on systematycznie uzupełniany o nowe pozycje (jednostki archiwalne).

Celami tworzenia takiej dokumentacji są:

• zachowanie wartościowych historycznie materiałów dla przyszłych pokoleń w formie dziedzictwa naukowego, kulturalnego czy społecznego,
• zapewnienie dostępu do informacji niezbędnych dla rozwoju czy realizacji działalności twórcy archiwum lub podmiotów zewnętrznych.

Sposoby gromadzenia zasobów

Gromadzenie zasobu archiwalnego może się odbywać na wiele sposobów. Do tych najczęściej wykorzystywanych zaliczają się:

• przejęcie od twórcy zespołu (tzw. dopływy),
• rewindykacja (ekstradycja),
• scalanie,
• nabytki w formie darów, depozytów, kupna itp.

Gromadzenie materiałów jest jednym z podstawowych zadań każdego archiwum.  Ich rodzaj oraz zakres tematyczny wyznaczają granice zespołu archiwalnego, określone między innymi data powstania i rozwiązania twórcy zbioru (instytucji, firmy, organu samorządowego czy osoby fizycznej).