Ewidencjonowanie

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością gromadzenia dokumentacji i przechowywania jej we właściwy sposób. Muszą one być odpowiednio oznaczone i posegregowane, aby zachować ciągłość danych bieżących i archiwalnych. Ewidencjonowanie dokumentów to proces, który polega na nadaniu pismom identyfikatorów i przechowywaniu ich według określonej instrukcji.

Ewidencjonowanie dokumentów

Ewidencja to wykaz pism, akt oraz danych, które gromadzone są w zasobach danej organizacji, firmy lub instytucji. Ewidencjonowaniu podlegają nie tylko dokumenty, ale także inne informacje, takie jak np. przychody, sprzedane towary czy wykaz osób zatrudnionych. Sposób prowadzenia ewidencji określają przepisy prawa oraz instrukcja kancelaryjna, która jest ujednolicona dla wszystkich instytucji administracyjnych.

W ramach ewidencjonowania dokonuje się czynności, takich jak:

• porządkowanie dokumentacji aktowej,
• rejestrowanie pism,
• wpisywanie do odpowiednich pomocy kancelaryjnych spraw i pism,
• przechowywanie archiwów,
• weryfikowanie prawidłowej organizacji dokumentów.

Ewidencjonowanie może odbywać się w sposób elektroniczny lub poprzez segregację i przechowywanie dokumentów w formie papierowej. Muszą być one odpowiednio oznaczone i zawierać takie informacje jak:

• identyfikator,
• data sporządzenia pisma,
• rodzaj i numer dokumentu,
• nazwę,
• dane wystawcy,
• miejsce przechowywania w ewidencji.

Sposób ewidencjonowania zależy od prowadzonej działalności oraz rodzaju obsługiwanej dokumentacji. Segregacja musi być przeprowadzona w sposób umożliwiający łatwy dostęp i kontrolę nad zgromadzonymi danymi.