Ekspedycja dokumentacji

Pojęcie ekspedycji zapewne kojarzy nam się w głównej mierze z procesem wysyłania przesyłek. Ponadto ekspedycja, to pojęcie, które rozumiemy również jako zorganizowana w jakimś celu wyprawa bądź grupa osób biorąca udział w podróży w jasno określonym celu. To pojęcie stosowane jest w bardzo szerokim zakresie i dotyczy głównie wysyłania luzem wszelakich typów materiałów zaczynając na paczkach, a na żywych zwierzętach kończąc.

Ekspedycja nie jest związana tylko z wysyłaniem towarów, ale również z przesyłaniem papierów urzędowych itp. w urzędach, kancelariach czy w innych organach administracyjnych. Co ciekawe, proces ten nie odbywa się na przypadkowych zasadach, lecz każdą taką ekspedycje papierów i jej wysyłanie, obejmuje szereg procedur, które są zapisane w instrukcji kancelaryjnej.

Odpowiednio przeprowadzona ekspedycja pozwala przede wszystkim na zachowanie odpowiedniej kontroli nad obiegiem dokumentów oraz nad korespondencją związaną z konkretną sprawą. Dlatego tak ważne jest to, żeby osoba odpowiedzialna za ekspedycję (wysłanie) dokumentacji, posiadała odpowiednie kwalifikacje.

Czym jest ekspedycja dokumentacji w systemie kancelaryjnym?

Ekspedycja pism urzędowych oraz dokumentów przebiega zasadniczo bardzo podobnie zarówno w systemie dziennikowym jak i bezdziennikowym. W pierwszej sytuacji osoba odpowiedzialna przed wysłaniem dokumentu, wpisuje go do dziennika podawczego nadając przy tym odpowiedni numer ewidencyjny (podobny do tego, który wykorzystuje się podczas wysyłania przesyłek).

Sama procedura ekspedycji w obu przypadkach, powinna obejmować niżej wymienione kroki:

• Sprawdzenie poprawności sporządzonego pisma, zwłaszcza pod kątem dołączonych podpisów, pieczątek oraz ewentualnych załączników;
• Odnotowanie jaka jest data nadania korespondencji na jej kopii;
• Segregacja pism które są przeznaczone do ekspedycji, a także wpisanie ich do odpowiedniego dziennika korespondencji wychodzącej przed ich wysyłaniem;
• Umieszczenie pism w odpowiednio zaadresowanych kopertach;
• Wpisanie danych pism do ewidencji tak zwanych przesyłek poleconych;
• Rozliczenie odpowiednich opłat pocztowych poprzez naklejenie znaczka lub umieszczenie odpowiedniej pieczątki;

Warto jednocześnie zauważyć, że ekspedycja korespondencji za pośrednictwem poczty, może być również prowadzona na podstawie długoterminowej umowy zawartej z danym podmiotem odpowiedzialnym za zarządzanie ekspedycją dokumentacji firmowej. Ułatwia to bowiem proces wysyłania dużej liczby przesyłek.

Ekspedycja dokumentacji firmowej – podsumowanie tematu

Jak widać ekspedycja, to naprawdę szeroki termin. Jest to nie tylko wyprawa zorganizowana w określonym celu przez grupę osób czy proces związany z wysyłką dużej liczby towarów. Jak widać, ekspedycją nazywamy również proces przesyłania dokumentacji firmowej. Wysyłanie przesyłek, zawierających ważne dla danego przedsiębiorstwa informacje nie jest jednak procesem, tak prostym jak mogłoby się wydawać.

Jak wynika z informacji przedstawionych w tekście powyżej, ekspedycja dokumentacji firmowej, to proces, obejmujący szereg zasad. Dział danej firmy oddelegowany do zajmowania się ekspedycją, powinien podchodzić do tego tematu z odpowiednią dozą staranności. Odpowiednio prowadzona ekspedycja pozwala na sprawny, szybki i dokładny przebieg niezbędnej informacji w danym przedsiębiorstwie.