Dokumentacja technologiczna

Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików.

Dokumentacja technologiczna to zbiór procedur, zasad i instrukcji, które są wykorzystywane w produkcji towarów lub świadczeniu usług. Zawiera nie tylko treści, ale też ilustracje oraz karty instrukcyjne. Może składać się z wielu komponentów.

Materiały do archiwizacji

Zanim dokumenty zostaną przekazane do archiwizacji, należy właściwe je skategoryzować (symbol A oznacza archiwalia wieczyste, symbol B zezwala na utylizację plików po upływie określonego czasu). Następnie należy właściwie opisać dokumenty technologiczne oraz wybrać sposób ich przechowywania. Do wyboru są:

• teczki i pudła z tektury bezkwasowej,
• pudła z tektury falistej,
• koperty.

Archiwizować samemu czy zlecić?

Wiele firm, które nie dysponują zapleczem do przechowywania dokumentów technologicznych, decydują się zlecić archiwizację firmom zewnętrznym. Outsourcing ma wiele zalet, ponieważ pozwala na staranną realizację procesu i minimalizuje ryzyko zniszczenia, zgubienia czy wycieku danych wrażliwych, podlegających szczególnej ochronie. Tym samym nie naraża osób odpowiedzialnych na konsekwencje w postaci m.in. grzywny, a nawet pozbawienia wolności.