Dokumentacja jawna

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego dokumentacja to „zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjną lub opisową”. Wyróżnia się w jej obrębie dokumentację jawną, która z kolei oznacza „zbiory dokumentów, które nie zawierają informacji o charakterze tajemnicy”.

Dokumentacja jawna to zatem dokumentacja niezawierająca informacji niejawnych objętych klauzulami. Jest to jedna z klas dokumentów określająca stopień ich ochrony w zakresie dostępu. W przypadku dokumentacji jawnej nie stosuje się ograniczeń w zakresie udostępniania – może być przedstawiana osobom trzecim bez ograniczeń. W obrębie tego typu zbiorów nie ma dokumentów, których dotyczy klauzula tajności, tym samym jest to dokumentacja, która w swojej treści nie zawiera informacji niejawnych, objętych tajemnicą państwową lub służbową.

Przeciwieństwo stanowi dokumentacja niejawna, zawierająca różnorodne ograniczenia, w zależności od klasyfikacji. Tego typu dokumenty zawierają informacje podlegające tajemnicy służbowej lub państwowej i na tej podstawie przyznawane są różne klauzule tajności.

Dokumentacja jawna a dokumentacja niejawna

Dokumentacja niejawna dzieli się na:

• dokumentację ściśle tajną – zawierającą informacje, których ujawnienie może wyrządzić wyjątkowo poważną szkodę, np. zagrozić niepodległości, suwerenności, integralności terytorialnej, bezpieczeństwu wewnętrznemu lub porządkowi konstytucyjnemu kraju (klauzula: „ściśle tajne”),
• dokumentację tajną – zawierającą informacje, których nieuprawnione ujawnienie może wyrządzić poważną szkodę państwu (klauzula: „tajne”),
• dokumentację poufną – zawierającą informacje, których nieuprawnione ujawnienie może wyrządzić szkodę Polsce (klauzula: „poufne”),
• dokumentację zastrzeżoną – zawierającą informacje, których nieuprawnione ujawnienie może mieć szkodliwy wpływ na działanie organów władzy publicznej. Klauzulę „zastrzeżone” stosuje się również w odniesieniu do dokumentacji służbowej.

Dokumentacja jawna, w przeciwieństwie do dokumentów niejawnych, nie musi być oznaczona żadną klauzulą i nie podlega specjalnym przepisom związanym z udostępnianiem czy ochroną informacji. Uproszczona zostaje zatem procedura przechowywania, jak i udostępniania dokumentów innym jednostkom czy podmiotom. Tego typu zbiory mogą być przedstawiane osobom trzecim bez ograniczeń – zarówno w wersji papierowej, jak i elektronicznej.

W celu ustalenia jawności dokumentów stosowana jest kwalifikacja archiwalna, czyli ocena wartości dokumentacji przez zaliczanie jej do odpowiednich kategorii archiwalnych. Pomaga w tym ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych, która nakreśla, jakie informacje uznaje się za niejawne. Klasyfikowanie informacji niejawnej oznacza przyznanie tej informacji jednej z klauzul tajności, o których mowa w art. 23 i 24. Warto wiedzieć, że to kierownicy jednostek organizacyjnych odpowiadają za przeszkolenie pracowników w zakresie klasyfikowania informacji niejawnych. Jeśli pracownicy uznają na podstawie ustawy, że dany dokument nie ma przesłanek do bycia uznanym za niejawny, wówczas można przyjąć, że dokument lub zbiór dokumentów jest jawny.

Zasady archiwistyki, w tym również ochronie informacji niejawnych, regulowane są przez następujące przepisy:

• Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 83 z 1983 r., poz. 173, z późn. zm.) – ostatnia nowelizacja – Dz.U. 2015 poz. 566;
• Ustawa z dnia 20 marca 2015 r. o zmianie ustawy o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach;
• Ustawa z dnia 5 sierpnia 2010 r. o ochronie informacji niejawnych;
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 20 października 2015 roku w sprawie klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji, przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych i brakowania dokumentacji niearchiwalnej (Dz.U. 2015 poz. 1743).