Dokumentacja archiwalna

Patrz: Materiały archiwalne

Wszystkie podmioty gospodarcze, instytucje czy organizacje są zobowiązane do dokumentowania swojej działalności. Proces ten obejmuje zarówno aspekt finansowy, kadrowy, jak i ten dotyczący podejmowanych decyzji czy realizowanych projektów. Efektem prowadzenia dokumentacji jest stworzenie zbioru materiałów odzwierciedlających całą historię podmiotu od chwili powstania do zakończenia jego działalności. Zgromadzone w tym czasie materiały mogą mieć określoną wartość kulturową, historyczną czy społeczną. To kwalifikuje je do wieloletniego przechowywania. Tak właśnie powstaje tzw. dokumentacja archiwalna.

Co wchodzi w skład dokumentacji archiwalnej?

Dokumentacja powstająca w zakładzie pracy czy instytucji składa się z wielu materiałów. Są to pojedyncze dokumenty, takie jak umowy, zaświadczenia, regulaminy, świadectwa i certyfikaty, rysunki techniczne, instrukcje czy materiały poglądowe i szkoleniowe. Każdy taki materiał jest poddawany ocenie pod kątem wartości i dalszej przydatności. Ocena wiąże się z przydzieleniem do określonych kategorii. Dokumentacja archiwalna to ta, która jest oznaczana literą A. Zgodnie z systemem klasyfikacji określonym w przepisach są to dokumenty i materiały przeznaczone do wieczystego przechowywania.

W skład dokumentacji archiwalnej mogą wchodzić dokumenty takie jak:

• regulaminy,
• statuty,
• dokumentacja techniczna o istotnym znaczeniu,
• sprawozdania,
• protokoły z posiedzeń,
• plany i analizy,
• akta sądowe,
• oryginały map,
• księgi stanu cywilnego,
• instrukcje kancelaryjne i archiwalne,
• rejestry publiczne,
• dokumentacja kadrowo-płacowa.

Gdzie jest przechowywana dokumentacja archiwalna?

Dokumentacja archiwalna jest tworzona przez jednego aktotwórcę i stanowi obraz jego pracy w całym okresie istnienia. Dlatego jest też przechowywana przez niego do czasu zakończenia działalności. Po rozwiązaniu organizacji czy po likwidacji zakładu dokumenty o wartości archiwalnej nie są jednak niszczone. Poddaje się je ponownej ocenie pod kątem wartości, a jednostki archiwalne zakwalifikowane do kategorii A włącza do innego zbioru.

Przejęcie zbioru archiwalnego nieistniejącego aktotwórcy jest określane jako sukcesja. Podmiotem przejmującym może być dowolne archiwum, które jest w określony sposób związane z aktotwórcą. Za kryterium uznaje się np. pokrewną dziedzinę działalności, lokalizację na tym samym terenie czy też kontynuację pracy, np. na podstawie przejętej dokumentacji technicznej. Jednostkę, do której trafia taka dokumentacja archiwalna, wyznacza Naczelny Dyrektor Archiwów Państwowych.