Słownik pojęć archiwalnych

Abator to aparat do katalitycznego utleniania tlenku etylenu. Przy optymalnej temperaturze i odpowiednim stężeniu, utylizacja sięga prawie 100%, a co za tym idzie emisja tlenku etylenu jest niemal zerowa. Abator powinien być wykorzystywany w zestawie ze sterylizatorem. Utylizuje on bowiem tlenek etylenu, który używany jest właśnie w sterylizacji.

(więcej…)

Adnotacja jest bardzo ważnym elementem podlegającym pod opis bibliograficzny. Niekiedy nazywa się ją potocznie „informacją o innej informacji”. Może ona dotyczyć różnych kwestii. Niekiedy w adnotacji zapisuje się uwagi dotyczące tekstu, z kolei w innym przypadku opisywane są cechy formalne. Zazwyczaj jest to właśnie ta druga opcja. Warto również pamiętać, że adnotacja musi być zwięzłym dopiskiem do tekstu głównego.

(więcej…)

Dokumentacja archiwalna jest gromadzona i przechowywana przez dziesiątki lat. Wiele pojedynczych dokumentów sporządza się na papierze, który tylko sporadycznie jest zabezpieczany przed wpływem czynników środowiskowych. Szczególnie starsze materiały, pochodzące z czasów, gdy nie stosowano laminowania i innych metod ochrony, są narażone na degradację pod wpływem działania wilgoci czy niewłaściwego oświetlenia.

Długotrwałe przechowywanie dokumentacji archiwalnej wymaga stworzenia warunków, które będą optymalne dla papieru. W pomieszczeniach wyznaczonych na archiwum nie zawsze są one odpowiednie. Dlatego niezbędne jest kontrolowanie i poprawianie parametrów powietrza za pomocą specjalnych urządzeń. Jednym z nich jest aerator. (więcej…)

Akta to jedno z najważniejszych pojęć związanych z archiwizacją dokumentów. Stanowią ich zbiór, który nie jest przypadkowy i w zależności od przeznaczenia można wymienić wiele rodzajów akt, które spełniać muszą jednak pewne wymogi formalne, mimo że najczęściej słowa tego używamy potocznie w sposób intuicyjny.

(więcej…)

Dokumentację i tworzące ją akta można podzielić według wielu klasyfikacji. Jednym z ważniejszych podziałów funkcjonującym w jednostkach organizacyjnych jest podział dokumentacji na akta typowe i akta specyficzne. Tym razem zajmiemy się drugą kategorią. W jaki sposób akta specyficzne różnią się od typowych? Gdzie możemy je spotkać? Jak odbywa się klasyfikacja tego rodzaju akt? (więcej…)

Intuicyjnie akta sprawy to pojęcie kojarzące się ze sprawami sądowymi. Rzeczywistość i jego definicja jest znacznie szersza. Czym w takim razie są te zbiory dokumentów? Kto jest ich autorem? Co mogą zawierać? Czy możliwy jest dostęp do akt sprawy drogą elektroniczną i kto może z niego skorzystać? Rozwiewamy najważniejsze wątpliwości dotyczące tego rodzaju akt.

(więcej…)

Są takie dokumenty, które nie mogą zostać zniszczone nawet po upływie pewnego czasu. Zalicza się do nich akta wieczyste, czyli materiały oznaczone symbolem „A”. Oznaczenie akt takim symbolem to informacja, że zostały one zakwalifikowane do trwałego przechowywania i ze względu na swoją wartość historyczną czy materialną, nie mogą zostać skasowane. Zaliczamy do nich m.in. księgi wieczyste, akty czy rejestry sądowe. (więcej…)

W archiwistyce bardzo popularnym i często spotykanym pojęciem jest aktotwórca. Definicja tego pojęcia jest bardzo prosta. Czym zajmuje się aktotwórca i jak inaczej możemy go nazwać? jakie podmioty i osoby mogą być w świetle prawa aktotwórcami?

(więcej…)

Algorytm kryptograficzny to metoda polegająca na przekształceniu pewnych danych w taki sposób, by ukryć ich zawartość informacyjną. Algorytm pomaga także w dekodowaniu dokumentów. Osoba, która ma kodować dane zostaje wyposażona w swego rodzaju listę poszczególnych czynności, mających na celu przemianę danych pierwotnych w zaszyfrowane. (więcej…)

Zdarza się, że dokumenty, w szczególności umowy, ważne w świetle prawa, wymagają pewnej modyfikacji, choć zdecydowana większość ich postanowień pozostaje aktualna. Wówczas autor dokumentu lub częściej dwie strony, które wiąże umowa, sporządzają stosowny aneks. Czym dokładnie jest aneks? W jakich przypadkach należy sporządzić aneks? Jaką moc prawną miewają aneksy? (więcej…)

Słowo aprobata jest mocno zakorzenione i bardzo rozpowszechnione w języku polskim i wciąż pozostaje bardzo często używane. Każdy intuicyjnie zna jego znaczenie, nawet jeśli nie zapoznał się ze ścisłą definicję tego słowa. Jednocześnie słowo aprobata pojawia się w znacznie węższym znaczeniu w wielu branżach, naukach i dziedzinach życia. Dobrym tego przykładem może być aprobata techniczna stanowiąca bardzo istotny termin w budownictwie. Nic więc dziwnego, że termin aprobata występuje również w archiwistyce jako nauce, gdzie stanowi jedno z podstawowych pojęć archiwistycznych.
(więcej…)

Rząd i inne instytucje państwowe produkują wiele dokumentów. Oczywiście wszystkie one wymagają archiwizacji. Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych to instytucja centralna,  której obszarem działalności są właśnie archiwa państwowe, za zarządzanie którymi jest odpowiedzialna. Czym dokładnie są archiwa państwowe? W jaki sposób można je podzielić? Jak reguluje ich kwestie polskie prawo? (więcej…)

W Polsce archiwa państwowe funkcjonują w ścisłym porządku prawnym. Za zarządzanie nimi odpowiada Naczelna Dyrekcja Archiwów Państwowych, która podlega Ministerstwu Kultury i Dziedzictwa Narodowego, jednak w tym zakresie istnieją również wyjątki. Chodzi o archiwa państwowe wyodrębnione, które nie podlegają tej instytucji, chociaż należą do państwowej sieci archiwalnej. Czym dokładnie są archiwa państwowe wyodrębnione? Jakie instytucje zajmują się ich prowadzeniem? W jaki sposób powstają? Co dzieje się z tymi dokumentami w przyszłości?  (więcej…)

Do sprawnego i zgodnego z prawem zarządzania jednostką organizacyjną niezbędne jest założenie i rzetelne prowadzenie archiwum zakładowego samorządowego. Konieczność stworzenia takiego ogniwa dotyczy zarówno urzędów, jak i organów samorządu terytorialnego na wszystkich szczeblach, a nawet ważniejszych samorządowych jednostek organizacyjnych ustalonych przez archiwa państwowe. Obowiązek kontrolowania pracy archiwum spoczywa na kierowniku lub jego zastępcy. (więcej…)

Praca w archiwum wymaga zaangażowania w kontrolowanie zgromadzonych akt, które przechowywane są w składnicy, bibliotece, muzeum, urzędzie, instytucji lub archiwum zakładowym. W każdym z nich osobą odpowiedzialną za realizowanie tego zadania jest archiwista, czyli pracownik posiadający uprawnienia do sprawowania nadzoru nad powierzonymi zasobami. Uzyskuje je w wyniku ukończenia studiów na uczelni wyższej, technikum o odpowiedniej specjalizacji czy kursów organizowanych np. przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich. (więcej…)

Ta humanistyczna dyscyplina naukowa zajmuje się szeroko rozumianymi zagadnieniami dotyczącymi archiwów oraz materiałów archiwalnych. Jest powiązana z informacją naukową oraz bibliotekoznawstwem, a wywodzi się z historii. (więcej…)

Tym mianem określamy dział archiwistyki, który bada historię archiwów, a także ich organizację z uwzględnieniem zawartych treści. Bezpośrednio wiąże się z historią administracji, głównie pod kątem stosowanych metod badawczych. Dzięki prowadzonym badaniom i analizom procesów (kształtowania, organizowania archiwum) jest wykorzystywana jako narzędzie do doskonalenia opisu przechowywanych zasobów. (więcej…)

Nazwa „archiwum” wywodzi się z łacińskiego słowa archīvum i służy do określania instytucji, która zajmuje się gromadzeniem, zabezpieczaniem, kształtowaniem, opracowywaniem, trwałym przechowywaniem oraz udostępnianiem zgromadzonych materiałów archiwalnych. Jest też uprawniona do wydawania uwierzytelnionych odpisów, wypisów, wyciągów i kopii oraz do publikowania źródeł i pomocy archiwalnych oraz prowadzenia badań w dziedzinie archiwistyki. (więcej…)

Tuż obok zawodowych archiwów państwowych, należących do zakładów pracy, bibliotek, uczelni czy jednostek samorządowych i instytucji funkcjonują archiwa prywatne. Są one zakładane i prowadzone przez osoby będące hobbystami, które interesują się gromadzeniem i katalogowaniem dokumentów. (więcej…)

Mianem archiwum przejściowego określamy miejsce lub sytuację, w której konkretny zbiór zostaje zakwalifikowany do przechowywania tylko przez pewien czas. (więcej…)

Przy organizacji struktury przedsiębiorstwa można spotkać się z określeniem archiwum zakładowe. Używamy go, żeby nazwać wewnętrzną komórkę w ramach danej jednostki organizacyjnej (np. państwowej). Pracownicy w niej zatrudnieni są odpowiedzialni za gromadzenie, przechowywanie, ewidencjonowanie, zabezpieczanie, a także udostępnianie całości zbioru dokumentacji – zarówno tej skategoryzowanej jako „A”, jak również z grupy „B”. Ponadto zajmują się okresowym typowaniem dokumentów do brakowania. (więcej…)

Polskie prawo jasno reguluje, w jaki sposób i jak długo należy przechowywać dokumenty przekazane do archiwizacji. Po upływie wskazanego czasu, pliki niearchiwalne mogą zostać poddane utylizacji. Brakowanie dokumentacji to proces przygotowujący dokumenty do zniszczenia. Jego przebieg powinien być zgodny z przepisami obowiązującego prawa. (więcej…)

W tym artykule poświęcimy uwagę tematowi brakowania dokumentacji niearchiwalnej, który niezwykle istotny, jednak nie poświęcamy mu należytej uwagi. Mając to na uwadze, przygotowaliśmy ten krótki artykuł wyjaśniający czym tak właściwie jest brakowanie dokumentacji niearchiwalnej wraz z opisem całej procedury.

Omawiając między innymi na czym polega proces oceny przydatności dokumentacji czy skupienie się na opisie rodzaju dokumentacji niearchiwalnej. Warto pamiętać, że samo brakowanie dokumentacji zawiera takie elementy jak informacje o wniosku, którego dotyczy zgoda. (więcej…)

Pismo stanowi podstawę komunikacji i wymiany informacji w każdej firmie. Pozwala załatwiać sprawy, wprowadzać nowe ustalenia, informować o wydarzeniach czy rozliczać środki finansowe. Zanim trafi do adresata, powinno jednak być odpowiednio przygotowane i mieć właściwą zawartość.

Rozmaite wnioski, referaty, opracowania, zanim nabiorą ostatecznej formy i brzmienia, zazwyczaj spisywane są na brudno. Dotyczy to sytuacji, w której szkic pisma umieszcza się w tzw. brulionie. Brulion występuje także pod hasłem koncept. Jest to termin służący do określania projektu pisma, jakie sporządził referent (urzędnik zajmujący się załatwianiem spraw merytorycznych, spisywaniem wniosków itd.). W archiwistyce jest to dokument, który został przygotowany, ale nie uzyskał jeszcze ostatecznej akceptacji przełożonego, będącego osobą decyzyjną.

(więcej…)

W każdym biurze, kancelarii, w dziale księgowości czy archiwistyce operuje się dokumentami – albo sporządzanymi w tradycyjnej wersji papierowej, albo w formie elektronicznej. Przed wykonaniem właściwego pisma przygotowuje się jego projekt, który powinien zawierać określone instrukcją elementy. Stanowi on punkt wyjścia do stworzenia czystopisu, profesjonalnie określanego też jako mundum. Jest to tekst pisma urzędowego lub innego dokumentu, który ma postać przygotowaną do uwierzytelnienia, po którego dokonania może być wręczony odbiorcy. (więcej…)

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego, dekretacja to: „notatka na podaniu, korespondencji itp. dotycząca sposobu załatwienia sprawy”. Dekretacja jest więc ogólnym pojęciem, związanym z obiegiem dokumentów w firmie. Dotyczy ono różnych dokumentów i pism, jakimi operuje się w poszczególnych instytucjach. Mogą to być pisma sądowe, dokumenty księgowe, archiwalne itp.

(więcej…)

Dokument jest pismem, zapisem elektronicznym, wideo, przedmiotem itp., który stanowi świadectwo zaistnienia jakiegoś faktu. Jest to pojęcie bardzo szerokie, gdyż odnosi się do rozmaitych zdarzeń zachodzących na przestrzeni czasu, zarówno w odległej przeszłości, jak i współcześnie. Dokument może też przyjąć różną formę, począwszy od papierowej (pismo, list, książka, broszura, pamiętnik, wykaz itp.), przez rzeczową, po elektroniczną. Dokument w formie pisanej powinien być sporządzony z zachowaniem zasad i form obowiązujących w danej epoce oraz uwierzytelniony, dzięki czemu można mu przypisać określony stan prawny. (więcej…)

Dokumentacja to pojęcie bardzo ogólne, mające szerokie zastosowanie w każdej dziedzinie działalności. W ujęciu ogólnym jest to zbiór pojedynczych dokumentów, które przedstawiają, a jednocześnie poświadczają sposób załatwienia sprawy czy realizacji inwestycji. Dokumentacja jest podstawą do wnoszenia roszczeń i wyciągania konsekwencji w przypadku awarii, wypadku, negatywnego rozwiązania problemu, czy też potrzeby dokonania zmian w danym obszarze.

(więcej…)

Patrz: Materiały archiwalne

Wszystkie podmioty gospodarcze, instytucje czy organizacje są zobowiązane do dokumentowania swojej działalności. Proces ten obejmuje zarówno aspekt finansowy, kadrowy, jak i ten dotyczący podejmowanych decyzji czy realizowanych projektów. Efektem prowadzenia dokumentacji jest stworzenie zbioru materiałów odzwierciedlających całą historię podmiotu od chwili powstania do zakończenia jego działalności. Zgromadzone w tym czasie materiały mogą mieć określoną wartość kulturową, historyczną czy społeczną. To kwalifikuje je do wieloletniego przechowywania. Tak właśnie powstaje tzw. dokumentacja archiwalna.

(więcej…)

Pod pojęciem dokumentacja audiowizualna kryje się szereg rozwiązań technologicznych, które doprowadziły do utrwalania danych na nośnikach cyfrowych. Mowa tu o filmach, fotografiach, obrazach, nagraniach telewizyjnych oraz radiowych. (więcej…)

Dokumentacja budowy to zbiór dokumentów, które opisują i poświadczają sposób realizacji oraz efekty każdego etapu inwestycji. Celem jej sporządzania jest zapewnienie dostępu do konkretnych informacji w przypadku, gdy dojdzie do wykrycia nieprawidłowości, awarii, wypadku czy też pojawi się potrzeba zmiany lub rozbudowy obiektu. Dokumentacja budowy jest gromadzona przez cały okres jej trwania i systematycznie wzbogacana o nowe pozycje. Potrzeba jej tworzenia i przechowywania wynika z ustawy Prawo budowlane. (więcej…)

Dokumentacja geodezyjno-kartograficzna jest zbiorem dokumentów powstałych w efekcie wykonywania pomiarów geodezyjnych w terenie, a następnie przedstawienia ich wyników w formie graficznej, na opracowaniach kartograficznych. Jest to dokumentacja nieaktowa, która odtwarza szczegóły obszaru przez ich opisywanie za pomocą znaków umownych i reguł matematycznych. Jest mniej szczegółowa od nieaktowej dokumentacji technicznej, a jej głównymi celami są analiza zagospodarowania przestrzennego oraz planowanie i realizacja zadań związanych z urbanistyką. (więcej…)

Przygotowania do podjęcia prac budowlanych, związanych z modernizacją terenu, przebudową obiektu, modernizacją w obrębie linii energetycznych czy sieci irygacyjnej, a także uzbrojenie działek i wiele innych czynności terenowych, wymaga opracowania dokumentacji inwestycyjnej. Stanowi ona jeden z wielu etapów na drodze do realizacji celu, jakim jest budowa czy rozbudowa obiektu, instalacji, sieci lub innej formy zagospodarowania terenu. (więcej…)

Zgodnie z definicją Słownika Języka Polskiego dokumentacja to „zbiór dokumentów mających wartość dowodową, informacyjną lub opisową”. Wyróżnia się w jej obrębie dokumentację jawną, która z kolei oznacza „zbiory dokumentów, które nie zawierają informacji o charakterze tajemnicy”.
(więcej…)

Dokumentację konstrukcyjną tworzy zbiór dokumentów, które precyzyjnie i jednoznacznie charakteryzują dany produkt. Często jest nim maszyna, linia technologiczna, sprzęt AGD czy pojazd.  Dokumentacja jest źródłem informacji w sytuacji, gdy dojdzie do awarii czy uszkodzenia i konieczne rozebranie urządzenia lub wymiana części. Dokumentacja konstrukcyjna jest też niezbędna podczas rozruchu i wdrażania pracowników w obsługę. Dostarcza wskazówek na temat sposobów postępowania podczas konserwacji czy zasad eksploatacji. Taka dokumentacja techniczna to połączenie szczegółowych rysunków i opisów – stworzonych przez profesjonalnych konstruktorów. (więcej…)

Dokumentacja księgowa jest zbiorem dokumentów, które poświadczają przeprowadzenie różnych operacji gospodarczych. Są to np. zakupy surowców i materiałów, wpływy wynikające ze sprzedaży, inwestycje, kredyty i pożyczki czy wydatki związane z obowiązkiem podatkowym i utrzymaniem pracowników. Tworzące ją dokumenty księgowe są nazywane dowodami księgowymi lub dowodami źródłowymi. Sposoby tworzenia dokumentacji księgowej oraz jej zawartość szczegółowo określa art. 10 ust. 1 Ustawy o rachunkowości. (więcej…)

W tym krótkim artykule postanowiliśmy skupić się na opisie dokumentacji niearchiwalnej wraz z najważniejszymi informacjami, związanymi z tym tematem. Zawarte tutaj informacje pozwolą na zrozumienie tego czym jest dokumentacja niearchiwalna i jakie prawa jej dotyczą. (więcej…)

Pojęcie dokumentacji niejawnej dotyczy tych dokumentów, które zawierają informacje niejawne, zdefiniowane w Ustawie o ochronie informacji niejawnych z 5 sierpnia 2010 roku. Są takie informacje, które zostały uznane za tajemnicę państwową lub służbową, z uwagi na ich szkodliwość dla Rzeczypospolitej Polskiej lub jej interesów. W związku z tym są opatrzone odpowiednią klauzulą tajności i podlegają specjalnej ochronie. Dokumentacja niejawna jest też przechowywana i przetwarzana na ściśle określonych zasadach. (więcej…)

Do klasyfikacji materiałów uznanych za niejawne, zawierających informacje strzeżone wykorzystuje się oznaczenie „tajne”. Dokumentacja poufna to jedna z klauzul stosowana w archiwizacji dla określenia ważności i tajności akt. Obok niej znajdują się takie pojęcia jak „ściśle tajne”, „tajne” oraz „zastrzeżone”. (więcej…)

Zakończenie każdej inwestycji budowlanej wiąże się z koniecznością zebrania dokumentacji powykonawczej, skompletowania jej, właściwego skategoryzowania oraz przekazania właścicielowi nieruchomości lub jej zarządcy. To zadanie spoczywa na kierowniku budowy. Jest on zobligowany do rzetelnego przygotowania dokumentacji powykonawczej wraz ze zmianami, jakie były nanoszone w trakcie prac oraz pomiarami geodezyjnymi. (więcej…)

Dla wielu osób przechowywanie dokumentacji tajnej jest bardzo kłopotliwe. Proces ten wymaga znajomości ustawy z 2010 roku, która dotyczy szeroko pojętej ochrony informacji niejawnych (najczęściej tajemnic państwowych czy służbowych). Dokumenty mogą mieć różną formę, zarówno papierową, jak również audio czy video. Polskie prawo przewiduje nie tylko sposób ich archiwizowania, ale też okres, przez jaki podlegają ochronie. (więcej…)

Dokumentacja techniczna w formie papierowej i elektronicznej wymaga odpowiedniej archiwizacji. Wiele przedsiębiorstw zleca to zadanie firmom zewnętrznym, na zasadzie outsourcingu. Pozwala to na staranne kategoryzowanie plików, zgodnie z zakresem rzeczowym oraz przepisami polskiego prawa. Zastosowanie mają tu zarówno regulacje dotyczące archiwizacji, jak i ochrony danych osobowych. (więcej…)

Informacje zawarte w dokumentacji technologicznej mają dużą wartość dla przedsiębiorstwa. To cenny zasób wiedzy, którą należy odpowiednio chronić. Zasady prawidłowej archiwizacji regulują zapisy ustawy, a także wewnętrzne procedury kancelaryjne firmy. Dla zachowania porządku i należytej ochrony, liczy się zarówno sposób kategoryzowania, jak również przechowywania plików. (więcej…)

Są takie akta i materiały, które zawierają informacje wrażliwe, nieprzeznaczone dla osób nieuprawnionych. W ramach dokumentacji zastrzeżonej znajdują się np. wszelkie informacje niejawne, stanowiące tajemnicę służbową, oznaczone klauzulą „zastrzeżone”. (więcej…)

Działalność archiwalna obejmuje szereg czynności związanych z ewidencją, opracowywaniem, zabezpieczaniem oraz właściwym przechowywaniem materiałów. Zakłada również ich kategoryzację, zgodnie z przyjętymi standardami. Wszystkie procedury odbywają się na mocy przepisów polskiego prawa oraz z uwzględnieniem charakteru przedsiębiorstwa, jego procedur i gromadzonych przez niego zasobów. (więcej…)

Dziedziczenie materiałów archiwalnych jest też określane terminem „sukcesja”. W archiwistyce odnosi się do sytuacji, w której wszelkie zgromadzone zasoby archiwalne danego podmiotu (sukcesodawcy, twórcy jednostki archiwum) są przejmowane przez inną jednostkę organizacyjną. Przejęcie może być całkowite i obejmować pełne zbiory, jak i częściowe, co wynika z określonych kompetencji merytorycznych czy terytorialnych sukcesora. (więcej…)

Dziennik podawczy jest księgą powszechnie stosowaną w systemie kancelaryjnym dziennikowym. Stanowi pomoc w prowadzeniu ewidencji dokumentów, które wpłynęły lub zostały wysłane z danej jednostki organizacyjnej. Ewidencjonowanie korespondencji odbywa się na określonych zasadach. W systemie dziennikowym stosuje się formowanie tzw. jednostek aktowych, których podstawę stanowi numer ewidencyjny zapisany w dzienniku podawczym. System ten ma charakter chronologiczno-numerowy co oznacza, że poszczególne dokumenty są numerowane w kolejności ich napływania lub wysyłania. (więcej…)

Pojęcie ekspedycji zapewne kojarzy nam się w głównej mierze z procesem wysyłania przesyłek. Ponadto ekspedycja, to pojęcie, które rozumiemy również jako zorganizowana w jakimś celu wyprawa bądź grupa osób biorąca udział w podróży w jasno określonym celu. To pojęcie stosowane jest w bardzo szerokim zakresie i dotyczy głównie wysyłania luzem wszelakich typów materiałów zaczynając na paczkach, a na żywych zwierzętach kończąc. (więcej…)

Pod pojęciem ekspertyzy archiwalnej kryje się badanie dokumentacji twórcy zespołu archiwalnego. Wykonuje się je po to, aby ocenić wartość oraz ustalić, jak należy prawidłowo zakwalifikować znajdujące się w nim materiały. (więcej…)

Prowadzenie firmy wiąże się z koniecznością gromadzenia dokumentacji i przechowywania jej we właściwy sposób. Muszą one być odpowiednio oznaczone i posegregowane, aby zachować ciągłość danych bieżących i archiwalnych. Ewidencjonowanie dokumentów to proces, który polega na nadaniu pismom identyfikatorów i przechowywaniu ich według określonej instrukcji. (więcej…)

Ewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny stanowi jedną z części narodowego zespołu archiwalnego. Obejmuje on wszystkie materiały archiwalne, których formalnymi właścicielami są jednostki państwowe. Jego uzupełnieniem są zespół państwowy ewidencjonowany i nieewidencjonowany oraz zespół państwowy nieewidencjonowany. Wspólnie tworzą one dokumentację zakwalifikowaną do wieczystego przechowywania w archiwach. (więcej…)

Gromadzenie materiałów archiwalnych w określonej jednostce organizacyjnej jest regulowane konkretnymi przepisami. Wyznaczają one nie tylko sposoby zbierania, opracowywania czy klasyfikowania dokumentów. Wskazują też, które materiały mogę się znaleźć w konkretnym archiwum. Zakres takich akt jest określany jako granice zespołu archiwalnego. (więcej…)

Archiwum stanowi nieodłączną część niemal każdej instytucji, przedsiębiorstwa, organu samorządowego, a często jego twórcą jest osoba fizyczna. Wyodrębnienie takiej jednostki ma na celu zbieranie i zabezpieczanie materiałów oraz dokumentacji, która ma wartość historyczną. Gromadzenie zasobu archiwalnego jest procesem bezpośrednio związanym z istnieniem i działalnością jego twórcy. (więcej…)

Tworzenie zasobu archiwum zakładowego z przedsiębiorstwie, instytucji czy organizacji wiąże się z określenie zasad organizacji gromadzenia i opracowywania oraz przechowywania dokumentów. Regulamin, jakim kieruje się aktotwórca, określa też charakter komórek organizacyjnych, w tym komórki merytorycznej. Pojawia się w nim również pojęcie „inne komórki”. Co ono oznacza? (więcej…)

Prowadzenie archiwum zakładowego w dowolnym przedsiębiorstwie, placówce edukacyjnej czy innej jednostce wymaga stosowania precyzyjnie określonych zasad, pozostających w zgodzie z ogólnymi przepisami dotyczącymi archiwizowania dokumentów. Zasady te określa instrukcja archiwalna – akt normatywny stanowiący zbiór przepisów wewnętrznych obowiązujących w danej jednostce. (więcej…)

Każda kancelaria, która zajmuje się tworzeniem, przekazywaniem i przechowywaniem dokumentów, pracuje w oparciu o określone przepisy i wytyczne. W celu ich ujednolicenia i precyzyjnego określenia zasad postępowania w konkretnych sytuacjach, stosuje się specjalnie opracowany zbiór przepisów i zasad zebranych w akcie normatywnym, jakim jest instrukcja kancelaryjna. (więcej…)

Gromadzenie i przechowywanie dokumentów w archiwum wymaga stosowania odpowiedniego systemu klasyfikacji. Pozwala ona na szybkie odnalezienie danego materiału, również w bardzo bogatych i rozbudowanych zbiorach. Przepisy dotyczące archiwizacji dokumentów precyzyjnie określają, jak należy je klasyfikować. Jedną z form niższego poziomu jest tzw. inwentarz kartkowy. (więcej…)

Rozbudowane zbiory archiwalne mogą liczyć nawet wiele milionów jednostek inwentarzowych. Poszukiwanie tej właściwej, w celu jej udostępnienia, przekazania czy przekwalifikowania, bez odpowiednich narzędzi pomocniczych byłoby niezwykle czasochłonne. Pomocą archiwalną, która pozwala przyspieszyć i usprawnić tę czynność, jest inwentarz zespołu archiwalnego. (więcej…)

Przechowywanie dużej liczby akt w dowolnym archiwum może powodować problemy z odnalezieniem właściwego dokumentu. Dotyczy to zarówno potrzeby ich przekazania czy udostępnienia, jak i potwierdzenia ich obecności w zbiorze. W celu usprawnienia tego procesu sporządza się wykaz akt – dokument normatywny organizujący pracę biurową. (więcej…)

Jednostką archiwalną nazywamy pewną grupę materiałów archiwalnych. Mianem tym określa się także jednostkowy materiał archiwalny – plakaty, pieczęcie, zdjęcia, filmy czy mapy.

(więcej…)

Pojęcie kancelarii jest szeroko stosowane w odniesieniu do różnych form działalności, które wiążą się z przygotowywaniem, przetwarzaniem lub przesyłaniem dokumentów. Do najczęściej spotykanych zaliczają się kancelarie prawne, notarialne czy komornicze oferujące usługi z zakresu różnych dziedzin prawa i obsługi prawnej klientów fizycznych, firm i instytucji. Podobnie jest definiowana kancelaria w archiwistyce. (więcej…)

Przetwarzanie, przechowywanie czy przesyłanie dokumentów, które zawierają tzw. treści niejawne, wymaga stosowania specjalnych zasad. Mają one na celu ograniczenie do minimum ryzyka wydostania się danych i wykorzystania ich w celach przestępczych. Jedną z form takiej ochrony jest wyodrębniona komórka organizacyjna, określana jako kancelaria tajna. (więcej…)

Klasyfikacja jest terminem o bardzo szerokim znaczeniu, stosowanym w niemal każdej dziedzinie nauki i działalności człowieka. Pozwala ona na uporządkowanie dużej ilości przedmiotów materialnych, niematerialnych, ożywionych czy nieożywionych w klasy określone za pomocą konkretnego kryterium. Klasyfikację stosuje się też w archiwistyce, do porządkowania i szeregowania jednostek czy zbiorów.

(więcej…)

Gromadzenie i archiwizowanie dokumentów często wiąże się z koniecznością zabezpieczenia ich zawartości przed dostępem osób niepowołanych. Znajdujące się w nich informacje mogą być objęte ustawą o ochronie danych osobowych czy tajemnicą przedsiębiorstwa. W tym celu stosuje się różne metody i narzędzia. Zaliczają się do nich również klucze kryptograficzne.

(więcej…)

Podstawowym elementem struktury każdego przedsiębiorstwa czy instytucji jest komórka organizacyjna. Im większe są podmiot i liczba pracowników, tym bardziej rozbudowany jest ich system. Poszczególne komórki nie tylko łączą się w piony, ale też pełnią ściśle określone funkcje. Wyznaczają one ich specjalizację i określają miejsce procesie realizacji zadań. Jedną z nich jest komórka merytoryczna.

(więcej…)

Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa czy instytucji wymaga odpowiedniej organizacji. Dzięki niej jest możliwe przydzielanie zadań i rozliczenie z nich. Pozwala ona też na przypisanie odpowiedzialności za przebieg i zakończenie określonych spraw, przechowywanie dokumentów oraz za obsługę korespondencji. Podstawowym elementem takiej struktury jest komórka organizacyjna.

(więcej…)

Jedną z czynności niezbędnych do zapewnienia prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa czy instytucji jest obsługa korespondencji. Odbieranie listów i przesyłek napływających do firmy oraz wysyłanie ich do podmiotów zewnętrznych to zadania, które wymagają redagowania pism oraz prowadzenia specjalnej ewidencji. Jednostką pełniącą te funkcje jest samodzielna komórka pocztowa.

(więcej…)

Dokonywanie zmian w oznaczaniu poszczególnych jednostek czy zbiorów archiwalnych wymaga odnotowania ich w odpowiednim wykazie. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie materiału, także włączonego do archiwum przed wielu laty i funkcjonującego w niektórych zapisach jeszcze z dawną sygnaturą. Spisy i wykazy tego typu są określane mianem konkordancji.

(więcej…)

Nabywanie materiałów archiwalnych wiąże się z koniecznością ich zabezpieczenia przed zniszczeniem. Tylko wtedy dokumenty przechowywane w archiwum będą miały wartość dla przyszłych pokoleń. Pozyskiwane dokumenty nie zawsze też są w dobrym stanie, a często nie kwalifikują się do archiwizacji bez wykonania odpowiednich czynności. Są one określane jako konserwacja materiałów archiwalnych.

(więcej…)

Podstawę załatwiania wszystkich spraw w urzędach stanowi wymiana informacji. Może się ona odbywać na wiele sposobów, w tym z wykorzystaniem telefonów, faksów czy sieci internetowej. Ze względu na potrzebę dokumentowania przebiegu każdej sprawy, najpraktyczniejsza jest wymiana informacji na piśmie – na papierze lub w formie elektronicznej. Natomiast ze względu na wygodę i szybkość kontaktu stosuje się też rozmowy telefoniczne połączone z nagrywaniem treści.

Każdy sposób komunikowania się i wymiany informacji pomiędzy dwiema osobami określa się mianem korespondencji. Może ona przybierać różne formy i odbywać się w sposób listowny, telefoniczny lub mailowy. W firmach i instytucjach publicznych obowiązują określone instrukcje prowadzenia i zarządzania korespondencją. Dokumenty muszą być sporządzone z zachowaniem zasad formalnych, a ich obieg i przechowywanie odbywać się we właściwy sposób. (więcej…)

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji firmowej, musi odbywać się w określony sposób. Pisma mogą być obsługiwane w formie elektronicznej lub tradycyjnej, a jedną z form archiwizacji jest księga. To zbiór dokumentów zszytych i ujętych w twardą oprawę, które dotyczą danej sprawy. Księgi muszą być prowadzone według zasad instrukcji kancelaryjnej, a zawarte w niej pisma odpowiednio oznaczone. (więcej…)

Ewidencja materiałów archiwalnych jest jednym z obowiązków jednostki odpowiedzialnej za gromadzenie i przechowywanie zbiorów. Pozwala ona na szybkie odnalezienie potrzebnych dokumentów w bogatej kolekcji. Jednocześnie tworzy obraz całej zawartości archiwum. Wśród niezbędnych dokumentów ewidencyjnych istotną rolę odgrywa również księga nabytków i ubytków.

(więcej…)

Tworzenie archiwum ma na celu zachowanie dla potomności materiałów o wartości historycznej, które są gromadzone w danej jednostce organizacyjnej. Rozbudowywanie zbioru ma charakter subiektywny, gdyż nadawanie wartości materiałom może wynikać ze stosowania indywidualnych kryteriów. Kształtowanie narastającego zasobu archiwalnego jest sposobem na ujednolicenie tych kryteriów i podniesienie wartości zbiorów.

(więcej…)

Archiwum jest miejscem gromadzenia i przechowywania zbiorów, złożonych z rozmaitych jednostek archiwalnych. Poszczególne dokumenty – akty, nagrania dźwiękowe i wideo, broszury, zdjęcia, publikacje itp. – nie zawsze mają tę samą wartość historyczną. Do jej określenia służy tzw. kwalifikacja archiwalna, która stanowi podstawę przydzielenia materiałowi określonego symbolu oznaczenia.

(więcej…)

Kwerenda archiwalna to poszukiwanie w materiałach archiwalnych danych dotyczących określonego zagadnienia lub osoby. Samo słowo „kwerenda” pochodzi z łaciny i oznacza zapytanie. Celem kwerendy archiwalnej jest zazwyczaj zdobycie określonych informacji. W niektórych przypadkach może też jednak wiązać się z dodawaniem, usuwaniem lub modyfikacją danych w taki sposób, aby w wyniku przeprowadzonej kwerendy odzwierciedlały one aktualny stan faktyczny, który zmienił się na przykład na skutek powstępowania sądowego lub administracyjnego.   (więcej…)

Lustracja jest jedną z czynności sprawdzających przeprowadzanych w organizacjach, zakładach pracy, organach samorządowych czy instytucjach. Podstawę do jej wykonania stanowi odpowiedni akt prawny, a za realizację jest odpowiedzialny organ nadrzędny. W archiwistyce lustrację przeprowadza się z ramienia dyrektora archiwum państwowego. Kontroli podlegają jednostki organizacyjne.

(więcej…)

Materiały, które trafiają do archiwum, muszą być odpowiednio uporządkowane i przygotowane do archiwizacji. Oprócz nadania im odpowiedniej kategorii i sklasyfikowania w zbiorach archiwalnych, powinny być także ułożone w sposób rzeczowo-chronologiczny. Dokumenty, które są chaotycznie rozproszone nazywa się luzami. Zanim trafią do archiwizacji należy je opracować, aby tworzyły układ, który został im pierwotnie nadany. (więcej…)

Mapa to graficzny obraz, przedstawiający zmniejszony w sposób określony matematycznie (skala) i przy zastosowaniu umownych znaków trójwymiarową przestrzeń danego obszaru. Mapy zaliczają się do dokumentacji geodezyjnej i kartograficznej, która podlega określonym zasadom ewidencjonowania i archiwizacji. W zależności od rodzaju i przeznaczenia, mogą zawierać takie informacje jak pomiary geodezyjne, opracowania techniczne czy zdjęcia wytyczonego obszaru. (więcej…)

Każdy zakład pracy czy organizacja ma obowiązek prowadzić archiwum lub przekazywać dokumentację do jednostki wskazanej przez dyrektora archiwum państwowego. Materiały te w większości są cenne jedynie dla twórców zbioru i stają się zbędne po kilkunastu latach. Część dokumentów może jednak mieć wartość historyczną, dzięki której kwalifikują się one do wieczystego przechowywania. Są to materiały archiwalne.

(więcej…)

Metodyka archiwalna stanowi jedną z trzech części archiwistyki. Wraz z teorią archiwalną i archiwoznawstwem tworzy dyscyplinę naukową, która zajmuje się badaniami, gromadzeniem i przechowywaniem dokumentów, szczególnie tych o wartości historycznej (archiwów).  Metodyka jest dziedziną czynną – dostarcza narzędzi niezbędnych do prawidłowego tworzenia, opisywania i przechowywania zbiorów archiwalnych. (więcej…)

Metr bieżący to jedno ze specyficznych pojęć archiwistycznych. W ten sposób określa się ilość akt. Jeden metr bieżący oznacza dokładnie taką ilość dokumentów (w teczkach), jaka mieści się na półce o długości 1 m. (więcej…)

W archiwum przechowuje się głównie dokumenty, które zostały przekazane do zarchiwizowania przez firmy i instytucje państwowe. Mają one zostać zgromadzone i sklasyfikowane według ustalonych instrukcji oraz przechowywane przez okres wyznaczony przepisami prawa. Tworzą one zasób archiwalny, na który składają się poszczególne zespoły. Przez to drugie pojęcie definiuje się natomiast całość dokumentacji uznanej za wieczystą i wyprodukowaną przez jednego aktotwórcę. Częścią takiego zasobu mogą być nabytki archiwalne. (więcej…)

W firmach i instytucjach stosuje się instrukcję kancelaryjną, która określa, w jaki sposób mają być znakowane i ewidencjonowane dokumenty. Procedury te są ujednolicone dla administracji publicznej i zawierają wykaz symboli, według których nadaje się pismom identyfikator. Podobne zasady obowiązują podczas archiwizacji poszczególnych zbiorów. (więcej…)

W archiwach przechowuje się dokumentację firmową i urzędową, która podlega określonym procedurom archiwizacji. Stosuje się do nich przepisy prawa, które precyzują, w jaki sposób i jak długo mają zostać włączone do zbiorów archiwalnych. Istnieją jednak materiały, które podlegają szczególnej ochronie i stosuje się do nich odrębne instrukcje. Są one skategoryzowane jako narodowy zasób archiwalny i obejmują dokumenty oraz akta, które mają wartość historyczną. (więcej…)

Materiały, które wchodzą w skład zasobów archiwalnych, klasyfikuje się według źródła ich pochodzenia, rodzaju czy zawartości. Mogą one zostać przekazane dobrowolnie lub ustawowo, jeżeli należą do własności państwa i mają znaczenie dla historii narodu. Wśród nich wyróżnia się także nieewidencjonowany niepaństwowy zasób archiwalny, który podlega szczególnym procedurom klasyfikacji i przechowywania. (więcej…)

Narodowy zbiór archiwalny obejmuje ogromną ilość dokumentów – gromadzonych przez wiele lat i tworzonych oraz przechowanych przez różnych aktotwórców. Celem ich archiwizacji jest zachowanie wiedzy o ważnych faktach i wydarzeniach, które miały miejsce na przestrzeni wieków. Chodzi o te, które odgrywają istotną rolę w tworzeniu historii oraz budowaniu tożsamości narodowej. Stworzenie obiektywnego obrazu przeszłości wymaga zebrania materiałów pochodzących z różnych źródeł, nurtów politycznych, poziomów społecznych czy środowisk kulturowych. Tak ogromna rozmaitość archiwaliów wymaga przemyślanego usystematyzowania i klasyfikacji. Jej pierwszym stopniem jest podział zbiorów na zasób państwowy i niepaństwowy.

W zbiorach archiwów mogą być przechowywane materiały, które stanowią własność państwa lub osób prywatnych czy instytucji. Są one klasyfikowane i ewidencjonowane według określonych zasad, które uwzględniają ich rodzaj czy przynależność do danej kategorii archiwów. Niepaństwowy zasób archiwalny to zbiór materiałów, które nie wchodzą w skład państwowych archiwów. Mogą więc należeć zarówno do osób fizycznych, jak i innych podmiotów.

(więcej…)

Obecnie większość danych przechowywanych jest w formie elektronicznej. Wszelkie dokumenty oraz informacje są gromadzone i przekazywane poprzez wykorzystanie specjalnych nośników informatycznych. Wykorzystywane są one w firmach, instytucjach, a nawet archiwach, gdzie zasoby ewidencjonowane są w formatach cyfrowych. Wprowadzenie takiego systemu obiegu informacji miało za zadanie usprawnienie komunikacji oraz poprawę efektywności pracy instytucji i podmiotów gospodarczych. (więcej…)

Nośnik papierowy to w archiwistyce określenie arkusza papieru, na którym sporządzono zapis, tworząc formalny dokument. Aby papier z zapisem stał się nim, musi spełnić kilka wymogów. Jednym z nich jest zgodność arkusza z Polskimi Normami. Konieczne jest też sporządzenie zapisu w określonej formie, układzie, z odpowiednimi pieczęciami lub podpisami – wymaganymi przepisami lub instrukcjami. W archiwistyce nośnik papierowy odgrywa istotną rolę i wymaga specjalnych zasad postępowania przy opisywaniu i przechowywaniu. (więcej…)

W każdej jednostce organizacyjnej przez obieg pism rozumie się drogę, jaką pokonuje notatka, przesyłka i czy inny dokument od momentu wpłynięcia do chwili zakończenia sprawy. Droga ta obejmuje wszystkie pośrednie jednostki, przez które musi przejść dokument zgodnie z obowiązującymi w danej firmie czy instytucji przepisami. (więcej…)

Patrz: Ekspertyza archiwalna

Gromadzenie i przechowywanie dokumentacji wiążą się z jej nieustannym rozbudowywaniem o nowe materiały. Jedne z nich są istotne dla długoterminowego działania podmiotu, inne stanowią czasowy wymóg formalny lub też są poświadczeniem realizowanych czynności czy zachodzących zdarzeń. Brak ingerencji w tworzenie takiego zbioru sprawia, że staje się on swoistym tyglem, z którego trudno wyłowić istotne treści. Dlatego od czasu do czasu jest niezbędna ocena wartości dokumentacji. Przeprowadza ją wyznaczone do tego archiwum państwowe. (więcej…)

Operat ewidencyjny jest terminem, który łączy archiwistykę z geodezją. Z jednej strony odnosi się on do zbioru dokumentów o określonej wartości. Z drugiej – jest wykorzystywany do sporządzania nowych planów, map geodezyjnych, dokumentacji związanej z podziałem gruntów czy inwestycjami lub wykonywanej do celów prawno-sądowych. Czy więc jest operat ewidencyjny? W ujęciu formalnym tworzy go zbiór dokumentów precyzyjnie opisujących dany obręb gruntów, wraz z naniesieniami. (więcej…)

Gromadzenie dokumentów archiwalnych i tworzenie zbiorów wiążą się z koniecznością ich opisywania. Pozwala to w przyszłości szybko odnaleźć potrzebny materiał w spisie ewidencyjnym oraz na półce regału. Aby było to możliwe, dokument powinien być oznaczony zgodnie z ustalonymi procedurami i musi zawierać określone przepisami sygnatury. Informacja o tej sygnaturze, a także o treści i formie konkretnej jednostki archiwalnej jest określana jako opis jednostki archiwalnej. (więcej…)

Opisanie materiałów archiwalnych jest czynnością najczęściej wykonywaną w sytuacji, gdy dany zbiór jest przygotowywany do przekazania do archiwów państwowych. Może to nastąpić wówczas, gdy zostaną spełnione warunki wymienione w art. 25 ust. 2 ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. Nr 38, poz. 173). Aby archiwum centralne przejęło materiały, muszą one być odpowiednio uporządkowane i właściwie opisane. (więcej…)

Przez opracowanie zespołu bądź zbioru archiwalnego rozumie się szereg czynności, których celami są uporządkowanie oraz sporządzenie inwentarza ze wstępem. Różnice pomiędzy zespołem i zbiorem sprowadzają się do wielkości i zakresu tematycznego. Zespół tworzą organiczne materiały archiwalne wytworzone oraz zgromadzone na skutek działalności osoby fizycznej lub instytucji.  Natomiast zbiór archiwalny jest tworzony w ujęciu subiektywnym, zazwyczaj przez osoby fizyczne lub podrzędne jednostki organizacyjne takie jak archiwum zakładu czy organizacji. (więcej…)

Państwowy zasób archiwalny jest zbiorem wszelkiego typu materiałów, które mają wartość historyczną, społeczną, kulturalną, polityczną, gospodarczą lub naukową. Zakres i rodzaj tych materiałów oraz sposób ich gromadzenia czy przechowywania reguluje Rozporządzenie
Rady Ministrów z dnia 19 lutego 1957 r. w sprawie państwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

Państwowy zasób geodezyjny i kartograficzny (PZGiK) gromadzi materiały związane z ukształtowaniem i zagospodarowaniem terenu, dokumentujące efekty przeprowadzonych prac geodezyjnych i kartograficznych. Zbiory służą zarówno gospodarce narodowej, jak i potrzebom obywateli. Są przeznaczone m.in. do celów związanych z obronnością kraju, nauką, kulturą, ochroną porządku i bezpieczeństwa publicznego oraz ochroną przyrody. (więcej…)

Pertynencja to zasada przynależności terytorialnej, która nakazuje ścisły związek zespołów archiwalnych z terytorium, na którym powstały. W praktyce oznacza to, że archiwalia należą do jednostki terytorialnej, w której powstały. To jedna z podstawowych zasad archiwistyki, która była stosowana nawet przed jej oficjalnym wprowadzeniem. Nie oznacza to jednak, że nie stwarza ona problemów interpretacyjnych.

(więcej…)

Pojęcie pieczęci funkcjonuje już od wielu stuleci. W ujęciu historycznym jest utożsamiane ze specjalnym znakiem odciskanym różnymi metodami na dokumencie lub korespondencji, w celu podkreślenia własności lub autorstwa i nadania im ważności prawnej. W tym rozumieniu pieczęć była uznawana za tzw. znak własnościowy, umożliwiający rozpoznanie osoby fizycznej lub instytucji. W przeszłości pieczęcie odciskano w wosku lub lace. Obecnie znaki są odbijane za pomocą tuszu. Coraz częściej też charakterystyczne herby zastępuje się tekstem. (więcej…)

Pieczęć urzędowa jest specjalnym znakiem odciskanym na dokumencie przy pomocy stempla lub pieczątki w celu podniesienia jego wagi prawnej. Najczęściej jest ona wykonana z metalu metodą tłoczenia, ma okrągły kształt, a w części środkowej zawiera wizerunek polskiego orła. Na obwodzie jest umieszczana nazwa organu samorządowego, instytucji czy organizacji. W przypadku organów samorządowych niższego szczebla, w pieczęci miejsce godła Rzeczypospolitej Polskiej może zajmować herb gminy czy województwa.

Używanie pieczęci urzędowej jest ograniczone wyłącznie do dokumentów szczególnej wagi. Są one związane ze sprawami administracyjnymi i dotyczącymi szkolnictwa. Odcisk pieczęci urzędowej umieszcza się na postanowieniach sądów, decyzjach organów władzy, na dyplomach uczelni wyższych i na świadectwach szkolnych. Dokumenty urzędowe, na których się on znajduje, mają dużą moc, są wiążące i podkreślają rangę danego pisma czy zaświadczenia.

Istnieją także przepisy określające prawidłowe przechowywanie pieczęci urzędowej. Dzięki temu dostęp do nich mają tylko upoważnione do tego osoby. (więcej…)

Pion ochrony jest komórką organizacyjną, tworzoną na potrzeby ochrony informacji niejawnych. Polskie prawo obejmuje tym terminem wszelkie informacje, które w przypadku nieuprawnionego ujawnienia mogłyby negatywnie wpłynąć na interesy Rzeczypospolitej Polskiej lub spowodować inne szkody na jej rzecz. Jednocześnie szkody te mogłyby powstać niezależnie od sposobu ich wyrażania. (więcej…)

Pismo jest rodzajem dokumentu lub wypowiedzi sporządzonej przez osobę fizyczną, lub urzędnika na nośniku papierowym w określonym celu. Może nim być chęć utrwalenia wypowiedzi, uzyskania potwierdzenia złożenia wniosku czy prośby lub wystosowania odpowiedzi, jako gwarancji rozpatrzenia sprawy.  Pismo jest też wypowiedzią utrwalającą czynność urzędową z możliwością zarchiwizowania zarówno jej przebiegu, jak i podjętych decyzji. (więcej…)

Pismo okólne jest też nazywane pismem obiegowym, cyrkularzem, kurendą lub okólnikiem. Jest to rodzaj listu lub dokumentu sporządzanego z przeznaczeniem dla wielu czytelników, których bezpośrednio dotyczy jego treść. Sposób przekazywania pisma może się odbywać na kilka sposobów – przez wykonanie i rozesłanie wielu kopii o tej samej treści, drogą elektroniczną lub metodą przekazywania jednego egzemplarza do kolejnych adresatów. (więcej…)

Pismo przewodnie jest rodzajem listu wyjaśniającego, dołączanego do jednego lub wielu dokumentów czy materiałów wysyłanych do adresata. Jego zadaniem jest przedstawienie liczby i rodzaju załączników oraz wskazanie ich przeznaczenia. Mogą nim być np. uzupełnienie dokumentacji sądowej, związanej z konkretnym procesem lub korekta faktury za przeprowadzoną transakcję. (więcej…)

Zgodnie z definicją słownikową, pismo urzędowe jest typem listu pisanego zwięzłym, prostym i jednocześnie formalnym językiem, przedstawiającego konkretny problem. Jego przedmiotem może być prośba, wyjaśnienie, informacja lub inna sprawa, z jaką nadawca zwraca się do urzędu. (więcej…)

Pismo wychodzące jest jednym z dwóch elementów składających się na wymianę korespondencji w danej jednostce – firmie, organizacji, instytucji itp. W przeciwieństwie do pism przychodzących jest listem lub dokumentem, który opuszcza jednostkę w celu przekazania go do innej placówki, urzędu, firmy czy organizacji. Może mieć zarówno formę krótkiej notatki, jak i wielostronicowego dokumentu z licznymi załącznikami. (więcej…)

Plik jest terminem o podwójnym znaczeniu. W bardziej tradycyjnym ujęciu, odnosi się do większej liczby kartek (banknotów, fotografii itp.) połączonych ze sobą w pakiet za pomocą spinacza lub gumki. Jest on na tyle duży, że bez problemu można go ująć dłonią i przenieść. Od kilkudziesięciu lat stosuje się to pojęcie także w informatyce, do określenia zbioru danych, powiązanych wspólnymi cechami i opatrzonych nazwą. (więcej…)

Podteczki to teczki wiązane, skoroszyty, segregatory itp. służące do przechowania w układzie numerycznym lub alfabetycznym dokumentacji serii jednorodnych spraw albo obiektów, których wspólny tytuł pochodzi z teczki macierzystej. Jest to więc sposób na wydzielanie pewnej części spraw z danej teczki, stąd też zamiennie w archiwistyce stosowane jest wyrażenie „grupa spraw”. Nierzadko też zamiast sformułowania „podteczki” używa się określenia: Rejestracja spraw w wydzielonych grupach spraw. (więcej…)

Wykonywanie prac kancelaryjnych wiąże się z wieloma czynnościami, których celem jest obsługa przepływu dokumentów, korespondencji oraz ich rejestracja i archiwizacja. Im większa jednostka i więcej załatwianych w niej spraw, tym trudniejsze jest porządkowanie szybkie odnajdywanie potrzebnych dokumentów. Pomoce kancelaryjne to środki, które ułatwiają te zadania. (więcej…)

Pojęcie poprzedników w archiwistyce wiąże się z dziedziną ewidencjonowania zbiorów. Standardową procedurą, przyjętą przy opisywaniu zespołów (zbiorów) archiwalnych jest umieszczanie na nich tzw. dat skrajnych. Określają one czas wytworzenia pierwszego i ostatniego dokumentu w zbiorze (zespole). Poprzedniki, to dokumenty wytworzone wcześniej, przed sporządzeniem pierwszej jednostki archiwalnej zamieszczonej w zbiorze (zespole). (więcej…)

Właściwe zarządzanie archiwum wymaga bieżącego porządkowania materiałów archiwalnych. Zakres czynności, które należy wykonywać z najwyższą starannością, to układanie wewnątrz teczek aktowych, ich opisywanie, nadawanie właściwego układu, sporządzenie ewidencji oraz techniczne zabezpieczanie. (więcej…)

W archiwistyce funkcjonuje wiele pojęć związanych ze sposobem oprawiania lub przechowywania dokumentów. Jednym z nich jest poszyt. Termin ten oznacza grupę akt zszytą nićmi i oprawioną zazwyczaj w półsztywny karton. Taka konstrukcja przypomina zwykły szkolny zeszyt. Jest to określenie używane w odniesieniu do metody oprawiania akt, ale oznacza również jednostkę archiwalną (lub jej część). (więcej…)

Aby archiwizacja dokumentów odbywała się w prawidłowy sposób, potrzebne są regulacje prawne dotyczące tego obszaru. Polskie prawo archiwalne to zespół obowiązujących norm prawnych regulujących prawidłowe zasady i tryb postępowania z dokumentacją. Określa ono również obowiązujący system organizacji działalności archiwalnej i kompetencje poszczególnych organów administracji rządowej w tym zakresie. Jest zgodnie uznawane za dziedzinę prawa administracyjnego, choć obejmuje również elementy cywilnoprawne i karnoprawne. (więcej…)

Zasada proweniencji, odnosząca się do niepodzielności zespołów archiwalnych, odegrała ogromną rolę w kształtowaniu się polskiej archiwistyki. Archiwiści kierują się nią już od ponad 100 lat. Nawet jeśli to pojęcie nie jest dziś powszechnie używane, wciąż w archiwach stosuje się zasadę proweniencji. Na czym dokładnie ona polega? Jakie trudności we współczesnych archiwach występują ze względu na zasadę proweniencji? Czym jest zasada wolnej proweniencji, która również wyznacza sposób działania współczesnych archiwów?

(więcej…)

Jedną z czynności stanowiących stała część pracy biura, kancelarii, sekretariatu lub dowolnej komórki organizacyjnej jest wymiana dokumentów i korespondencji. Odbywa się ona na wiele sposobów, zarówno tradycyjnych, jak i z wykorzystaniem nowoczesnych technologii i narzędzi. Przedmiotem takiej wymiany jest przesyłka opatrzona danymi adresata i nadawcy oraz wyekspediowana jedną z dostępnych metod. (więcej…)

Przetwarzanie danych osobowych jest terminem, który funkcjonuje od niedawna. Pomimo tego, czynności wykonywane w jego zakresie nie są nowe, ale obejmują działania stosowane do dziesięcioleci w związku z handlem, usługami czy zatrudnianiem pracowników. Upowszechnienie się tego pojęcia wynika z ustawy z dnia 29 sierpnia 1997 r. o ochronie danych osobowych i unijnego rozporządzenia RODO. (więcej…)

Mianem punktu zatrzymania jest określane każde stanowisko pracy, przez które przechodzą akta sprawy w trakcie wykonywania czynności służbowych związanych z jej załatwianiem. Pisma czy dokumenty mogą pokonywać krótką lub długą drogę, zanim trafią do właściwej jednostki czy zostaną zarchiwizowane. (więcej…)

Referent jest urzędnikiem biurowym zajmującym najniższe stanowisko w hierarchii służbowej firmy. Ze względu na wykonywane zadania i ich charakter często jest utożsamiany z sekretarzem lub asystentem. Z definicji jest to również osoba prowadząca sprawę, czyli odpowiedzialna za jej merytoryczne załatwienie. Stanowisko referenta jest stałą częścią organizacji sądów, organów administracji państwowej na różnych szczeblach, izb celnych czy urzędów różnego typu. (więcej…)

Registratura to miejsce rejestracji i przechowywania akt spraw w komórce organizacyjnej. Dokumenty przebywają w niej do czasu ich przekazania do archiwum zakładowego, składnicy akt lub na makulaturę. Jest to więc niejako „przedsionek” archiwum i komórka, która sprawuje pieczę nad przekazaniem dokumentów we właściwe miejsce. W archiwistyce funkcjonuje przede wszystkim powyższa definicja, jednak słowo ma też wiele innych znaczeń i bywa używane na różne sposoby. (więcej…)

Rejestr kancelaryjny jest zbiorczym wykazem wszystkich jednorodnych dokumentów lub spraw załatwianych w danej komórce organizacyjnej.  Może przyjmować formę papierowej księgi, pliku formularzy o określonej konstrukcji lub elektroniczną. Rejestry zastępują typowe spisy jednorodnych spraw w sytuacji, gdy ich liczba jest duża. Dzięki temu są możliwe ich lepsze usystematyzowanie oraz odszukanie dokumentów sprawy. (więcej…)

Ustawa o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach w rozdziale 4 art. 41 wymienia i definiuje niepaństwowy zasób archiwalny. W jego skład wchodzą wszystkie te materiały archiwalne, które nie zostały zakwalifikowane do zbioru państwowego. Zasób ten może być ewidencjonowany lub nieewidencjonowany. W pierwszym wypadku wszystkie jednostki obejmuje rejestr niepaństwowego zasobu archiwalnego. (więcej…)

Rejestracja pism połączonych z pokwitowaniem odbioru jest jednym ze stałych elementów kancelaryjnego systemu dziennikowego. Sprowadza się do wpisywania w specjalnym dzienniku kancelaryjnym każdego pisma, które trafi do danej komórki organizacyjnej oraz nadania mu kolejnego numeru. Rejestracja może się odbywać w jednym lub dwóch dziennikach, zależnie od przyjętego systemu. (więcej…)

Prowadzenie jakiejkolwiek sprawy w komórce organizacyjnej wymaga precyzyjnego dokumentowania drogi, jaką się toczy. Rozpoczyna się ona w momencie wpływu pisma do jednostki i kończy w miejscu oraz czasie załatwienia. Aby dokumentowanie było możliwe, jest konieczne przypisanie sprawie sygnatury, która pozwoli ją odnaleźć i zidentyfikować na każdym etapie. Służy temu rejestracja spraw. (więcej…)

W opisywaniu zbiorów dokumentów wykorzystuje się różne pomoce archiwalne. Umożliwiają one porządkowanie oraz późniejsze szybkie odnalezienie konkretnego dokumentu czy teczki z aktami. Wśród pomocy archiwalnych są różne wykazy i spisy, do których zalicza się też repertorium. Zawiera ono charakterystykę archiwaliów zawartych w zbiorze oraz opisujące je dane liczbowe. (więcej…)

Termin reprografii odnosi się do reprodukcji dokumentów, czyli kopiowania materiału tekstowego i graficznego. Jest ona zarówno dziedziną nauki, jak i zespołem metod, technik oraz środków stosowanych do sporządzania takich reprodukcji. Są to zarówno kopie piśmienne, jak i rysunkowe. Natomiast do ich wykonywania stosuje się rozmaite metody mechaniczne oraz elektroniczne. (więcej…)

Rewers zazwyczaj kojarzy się z monetą lub medalem, określając wraz z awersem ich strony. Definicja mówi też o innych płaskich przedmiotach, zawierających grafikę, rysunek, malowidło, grawer czy płaskorzeźbę, w stosunku do których używa się tych dwóch określeń. W archiwistyce czy bibliotekoznawstwie rewersem jest specjalny formularz, który potwierdza wypożyczenie dokumentów. (więcej…)

Materiały uznawane za archiwalne na skutek różnych okoliczności w przeszłości mogły zostać wywiezione poza granice kraju. Najczęściej przyczyną takich zdarzeń były zmiany historyczne, polityczne lub geograficzne, na których skutek dochodziło do przesunięcia granic lub przejmowania wpływów politycznych. Powrót takiej dokumentacji do Polski oraz włączenie jej do zbiorów Archiwum Narodowego mogą nastąpić w procesie rewindykacji. (więcej…)

Gromadzenie dużej ilości dokumentów archiwalnych wymaga starannego porządkowania i opisywania zgodnie z ogólnie przyjętymi zasadami. Pozwala to nie tylko na szybkie dotarcie do potrzebnego dokumentu czy teczki aktowej, ale też dostarcza informacji o tym, jakie materiały zawiera dany zbiór czy jednostka archiwalna. Jedną z danych umieszczanych w opisie są roczne daty krańcowe. (więcej…)

Gromadzenie materiałów archiwalnych wymaga pozyskiwania pojedynczych dokumentów oraz całych jednostek archiwalnych, a nawet zbiorów od ich twórców. Odbywa się to różnymi metodami, począwszy od przejęcia całego zbioru lokalnego archiwum (sukcesja), po otrzymywanie np. w darze od osób prywatnych listów, zaświadczeń czy innych dokumentów. Zdarza się, że te ostatnie są w formie tzw. rozsypu. (więcej…)

Scalanie archiwalne to proces łączenia danych archiwalnych, które są przechowywane w różnych źródłach, w jeden spójny zbiór danych. Celem tego procesu jest stworzenie pełniejszego i bardziej kompletnego zestawu danych archiwalnych, który może być łatwiejszy do przeszukiwania, analizy i wykorzystania. Na czym polega jego scalanie? Dlaczego się to robi? (więcej…)

Segregacja jest pojęciem znanym i stosowanym w wielu dziedzinach działalności oraz codziennego życia. W ujęciu ogólnym odnosi się do podziału przedmiotów, materiałów, surowców, dokumentów czy odpadów, w celu ich łatwiejszego zagospodarowania lub sprawniejszego odnalezienia. Pozwala nie tylko zaoszczędzić czas, ale też obniża koszty i usprawnia zarządzanie zasobami. (więcej…)

Sekretariat jest komórką organizacyjną w prawie każdym przedsiębiorstwie, firmie lub instytucji, odpowiedzialną za bieżącą obsługę spraw kierowanych i zlecanych przez osobę zajmującą stanowisko kierownicze. Zazwyczaj jest to komórka jednoosobowa, ale tworzy się też sekretariaty zrzeszające kilku pracowników i pełniące funkcje kancelarii ogólnej. Podstawowe zadania wykonywane w takiej komórce mają charakter techniczno-biurowy. (więcej…)

Twórca zespołu stanowi istotną część procesu gromadzenia dokumentów archiwalnych. Tym terminem określa się jednostkę, firmę, instytucję, organizację lub inny podmiot, który bezpośrednio przyczynia się do powstawania dokumentów. Nie każdy twórca wnosi do archiwum wkład o takiej samej wartości historycznej. Dlatego jedną z czynności w procesie tworzenia zbiorów jest selekcja twórców zespołów. (więcej…)

Systematyzacja jednostek archiwalnych stanowi podstawę porządkowania wszystkich archiwaliów w zbiorze czy zasobie. Takie uporządkowanie i opracowanie zgodnie z przyjętymi normami pozwala na szybkie dotarcie do potrzebnych dokumentów i zawartych w nich informacji. Jest też podstawą do tworzenia spisów i wykazów jednostek w zbiorze. Jednym z elementów podziału jest seria. (więcej…)

Archiwa funkcjonujące na terenie kraju często współpracują ze sobą, realizując określone zadania. Jeśli są one połączone wspólnymi celami, tworzą organizację, którą prawo określa jako sieć archiwalną. (więcej…)

We współczesnym świecie wymiana informacji czy ich przesyłanie odbywa się za pomocą nowoczesnych technologii informatycznych i telekomunikacyjnych. Informacje te mają postać danych cyfrowych. Połączenie wymienionych technologii oraz uzupełnienie ich o odpowiednie urządzenia tworzy strukturę, jaką jest sieć teleinformatyczna. (więcej…)

Składnica akt jest komórką organizacyjną firmy lub instytucji odpowiedzialną za gromadzenie, przechowywanie i porządkowanie dokumentacji niearchiwalnej. (więcej…)

Skontrum zostało zapożyczone z języka włoskiego (scontro), a jego definicja w Wielkim słowniku wyrazów obcych PWN brzmi: „sprawdzenie stanu zasobów materiałowych lub pieniężnych sklepu, magazynu, biblioteki”. (więcej…)

Każdy dokument zawiera określone, często specyficzne pojęcia, a także nazwiska i nazwy instytucji, miejsc, marek handlowych czy obiektów geograficznych. Im dłuższy jest taki dokument, tym trudniej odnaleźć w nim właściwe treści lub sprawdzić, czy są one w nim uwzględnione. Skorowidz pomaga w wyszukaniu takich informacji. Jest to spis nazw, nazwisk i pojęć użytych w dokumencie, najczęściej uszeregowany alfabetycznie i uzupełniony numerami stron. (więcej…)

Każda sprawa, która wpływa do określonej jednostki archiwalnej, musi być odpowiednio zaewidencjonowana. W przeciwnym razie, w przyszłości odnalezienie związanych z nią dokumentów mogłoby okazać się kłopotliwe i czasochłonne. Archiwista natomiast powinien mieć szybki dostęp do spraw prowadzonych w poprzednich latach, nawet tych bardzo odległych czasowo.  W tradycyjnym systemie kancelaryjnym służy do tego celu specjalny formularz – spis spraw.
(więcej…)

Gromadzenie materiałów archiwalnych i niearchiwalnych wiąże się z koniecznością uporządkowania często ogromnej liczby dokumentów, trafiających do archiwum, co stanowi spore wyzwanie dla archistów. Tylko wówczas dotarcie do potrzebnych akt czy też stwierdzenie ich istnienia, będzie w przyszłości możliwie w krótkim czasie, gdy tylko zaistnieje taka konieczność.
(więcej…)

Ewidencjonowanie materiałów archiwalnych oznacza wpisywanie poszczególnych jednostek archiwalnych do różnych spisów, wykazów, indeksów, rejestrów, z zachowaniem określonych zasad układu i oznaczania. Celami tego procesu są uporządkowanie i usprawnienie organizacji zasobu, ochrona zgromadzonych w nim dokumentów oraz usprawnienie ich odszukiwania. Sporządzanie ewidencji materiałów archiwalnych polega więc na dokonaniu wpisu (rejestracji) akt do konkretnego spisu zdawczo-odbiorczego akt. (więcej…)

Pojęcie sprawy jest rozumiane bardzo szeroko i nie zostało precyzyjne zdefiniowane w żadnym dokumencie. Słowniki określają ją jako zbiór okoliczności, które interesują konkretną osobę lub wskazują na kogoś. Termin ten pojawia się w wielu dziedzinach, począwszy od sądownictwa, przez sprawy urzędowe, po sprawy prywatne. Formalnie sprawa pojawia się w działaniach podejmowanych przez różne instytucje i organy, regulowanych przepisami prawa. (więcej…)

Gromadzenie materiałów archiwalnych jest równoznaczne z ich opracowywaniem, ewidencjonowaniem i porządkowaniem zgodnym z zasadami archiwistyki. Stąd też używa w tym kontekście pojęć, takich jak kolekcja, zespół czy zbiór archiwalny. Nieco rzadziej w archiwistyce pojawia się spuścizna archiwalna, która w literaturze tematycznej jest często pomijana. Trudno ją też znaleźć w wielu słownikach. Wynika to z faktu, że spuścizna stanowi jeden z wielu rodzajów zespołów archiwalnych. (więcej…)

Przyjmowanie pisma w kancelarii lub innej komórce organizacyjnej firmy, wymaga odnotowania tego faktu w odpowiednim rejestrze. Pismo rozpoczynające bieg sprawy powinno też być odpowiednio oznaczone, co pozwoli na szybkie ustalenie, kiedy pojawiło się w komórce i jak długo trwa rozpatrywanie sprawy. Ma to znaczenie z uwagi na to, że przepisy narzucają określone terminy na różne czynności urzędowe. Do oznaczania daty i miejsca przyjęcia pisma służy stempel wpływu. (więcej…)

W terminologii prawnej sukcesja jest zdefiniowana jako wstąpienie w ogół praw i obowiązków związanych z konkretnym majątkiem czy zbiorem o określonej wartości, niekoniecznie materialnej. Dotyczy ona jedynie tych sytuacji, gdy to przejęcie następuje po wcześniejszym właścicielu, a więc sukcesją nie będzie nabycie praw do domu zajętego w wyniku zasiedzenia. Sukcesja jest też określana jako następstwo prawne lub dziedziczenie całości, ale też części majątku poprzednika. W archiwistyce takim majątkiem jest zbiór archiwalny, a jedną z form jego przejęcia – sukcesja bierna. (więcej…)

Gromadzenie materiałów archiwalnych przez jednostki lokalne często jest ograniczone w czasie. Jeśli firma ulega likwidacji, organizacja się rozwiązuje lub placówka zostaje zamknięta, zgromadzone zasoby muszą zostać przeniesione do innej jednostki. Proces ten nazywa się dziedziczeniem materiałów archiwalnych lub sukcesją. Może ona mieć jedną z dwóch form. Jedną z nich jest sukcesja czynna, której następstwem jest kontynuowanie zbioru przez sukcesobiorcę, a drugą sukcesja bierna. (więcej…)

Likwidacja komórki organizacyjnej odpowiedzialnej za gromadzenie zbiorów archiwalnych i niearchiwalnych oznacza konieczność przeniesienia zespołu archiwalnego do nowej lokalizacji. Przejmująca go jednostka, zgodnie z przepisami o zasadach archiwizacji, powinna być powiązana z poprzednią merytorycznie lub terytorialnie. Przekazanie zbiorów archiwalnych nazywa się dziedziczeniem albo sukcesją archiwalną. W procesie tym uczestniczą dwie strony – sukcesodawca i sukcesobiorca. (więcej…)

Pojęcie sukcesora kojarzy się przede wszystkim z dziedziczeniem, czyli przejmowaniem własności po członku rodziny, najczęściej zamożnym i pochodzącym z wyższych sfer. Sukcesor – a właściwie zarządca sukcesyjny – pojawił się też w biznesie jako osoba, która przejmuje kierowanie firmą po śmierci jej poprzedniego właściciela, zanim dojdzie do formalnego ustalenia spadkobiercy.
(więcej…)

W opracowywaniu zbiorów archiwalnych, ich porządkowaniu i ewidencjonowaniu wykorzystuje się rozmaite pomoce archiwalne. Jedną z nich jest sumariusz (wyciąg z dokumentów, spis, rejestr). Definicja tego narzędzia w największym uproszczeniu opisuje je jako spis lub wykaz. Takie określenie wynika z faktu, że sumariusze sporządza się też w wielu innych placówkach i instytucjach, a często także na potrzeby prywatne. W archiwum jest to zazwyczaj spis streszczeń aktów i dokumentów, które znajdują się w danym zbiorze lub w części tego zbioru. Sumariusz części jest utożsamiany z inwentarzem. (więcej…)

Sygnatura archiwalna to znak rozpoznawczy nadany jednostce archiwalnej, umożliwiający jej zidentyfikowanie. Pojęcie to również jest definiowane jako system znaków, który wskazuje na miejsce przechowywania jednostki archiwalnej. Najczęściej to rozwiązanie wdrażane jest w instytucjach państwowych oraz prywatnych zakładach pracy w archiwum zakładowym. (więcej…)

Gromadzenie ogromnej ilości akt i dokumentów archiwalnych wymaga stosowania specjalnego systemu ich porządkowania. Dzięki temu jest możliwe szybkie odnalezienie potrzebnego dokumentu lub serii dokumentów dotyczących określonej sprawy, miejsca, tematyki. Symbol klasyfikacyjny jest zakodowaną informacją, przypisaną do konkretnej jednostki archiwalnej. Pozwala on zidentyfikować ją oraz określić jej wartość archiwalną. (więcej…)

Dokumenty gromadzone w lokalnych archiwach zakładowych, należących do organizacji czy instytucji, mają różną wartość historyczną, społeczną, kulturalną itp. Jedne z nich są znaczące tylko w krótkim czasie i tylko dla danego aktotwórcy. Inne mają wartość ogólnonarodową i wymagają zabezpieczenia oraz przechowywania w czasie nieograniczonym. Do rozróżniania tych typów dokumentów stosuje się symbol kwalifikacyjny, który wraz z symbolem klasyfikacyjnym tworzy unikalny kod dla danej jednostki archiwalnej. (więcej…)

Kancelaria jest samodzielną instytucją, urzędem, komórką organizacyjną lub zespołem takich komórek w firmie aktotwórcy, która charakteryzuje się zdolnością i uprawnieniami do wytwarzania akt. Działanie kancelarii opiera się na instrukcji kancelaryjnej i obejmuje szereg wyznaczanych przez nią czynności. (więcej…)

System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Wyróżnia się trzy rodzaje: system kancelaryjny dziennikowy, system kancelaryjny bezdziennikowy oraz system kancelaryjny mieszany. Ten pierwszy jest bez wątpienia najczęściej wykorzystywany, dlatego w tym wpisie bliżej się mu przyjrzymy. (więcej…)

System kancelaryjny to ustalony instrukcją kancelaryjną sposób wykonywania czynności kancelaryjnych. Każda działalność firmy, instytucji czy organizacji, wiąże się z tworzeniem i obiegiem dokumentów. Systemy kancelaryjne ujednolicają pewne zasady co do oznaczania, grupowania i przechowywania dokumentacji. Nakreślają sposób wykonywania czynności kancelaryjnych, który ma wpływ na formę akt. W Polsce można stosować różne metody obiegu dokumentów. Jednym z nich jest system kancelaryjny mieszany, który stanowi kombinację pozostałych metod. Jego powstanie miało za zadanie zwiększenie skuteczności oraz zniwelowanie niektórych wad. (więcej…)

Prowadzenie firmy, biura, organizacji czy instytucji, nawiązywanie współpracy z jednostkami zewnętrznymi oraz tworzenie i przechowywanie dokumentacji, wymagają odpowiednich metod komunikacji, przetwarzania i magazynowania danych. We współczesnym świecie coraz rzadziej służą do tego telefon stacjonarny czy goniec, wypierane przez znacznie szybsze, wydajniejsze i bezpieczniejsze technologie informatyczne. Dlatego częścią każdej firmy i instytucji jest obecnie system teleinformatyczny. (więcej…)

Przechowywanie pojedynczych dokumentów w archiwum lub przekazywanie ich z jednej komórki organizacyjnej do innej, w celu załatwienia sprawy, niesie za sobą ryzyko zniszczenia dokumentów. Istnieje też zagrożenie ich zdekompletowania, jeśli składają się z więcej niż jednej kartki. Dlatego w systemie organizacji biur czy archiwów, stosuje się różne formy ich gromadzenia i oznaczania. Jedną z nich jest teczka spraw (teczka aktowa). (więcej…)

Archiwizacja dokumentów wiąże się z ich organizacją zgodną z zasadami określonymi w stosownych przepisach. Pozwala ona podzielić wszystkie materiały na grupy i przypisać im określone symbole, dzięki którym można szybko zidentyfikować zawartość. Jedną z takich form organizacji jest zespół archiwalny założony i prowadzony przez konkretną osobę lub komórkę organizacyjną. Nazywa się ją twórcą zespołu. (więcej…)

W archiwizacji materiałów stosuje się ściśle określoną klasyfikację, która pozwala na utrzymanie porządku i szybkie identyfikowanie ogromnej ilości dokumentów. Zanim zostaną one przypisane do kategorii i klas, najpierw stają się najmniejszym ogniwem organizacyjnym – jednostką archiwalną. Zależnie od formy dokumentów, jest ona umieszczana w teczce, segregatorze lub skoroszycie i otrzymuje opis. Jest to tytuł jednostki archiwalnej (inwentarzowej). (więcej…)

Materiały archiwalne są gromadzone i przechowywane między innymi po to, aby dostarczać społeczeństwu informacji o różnych ważnych wydarzeniach. Dlatego istnieje możliwość wykorzystania ich w sytuacjach, które tego wymagają. Może to być, np. potrzebne przy pisaniu pracy doktorskiej, publikacji książkowej czy też podczas sprawy sądowej, która wymaga dokumentów dowodowych. Udostępnianie materiałów archiwalnych umożliwia skorzystanie z nich, jednak odbywa się ono na określonych zasadach. (więcej…)

Ochrona danych osobowych jest prawnym obowiązkiem każdej firmy, instytucji, organizacji i innych podmiotów, które w myśl RODO gromadzą, przetwarzają lub przechowują dane osób. Usuwanie danych osobowych jest jedną z czynności dotyczących pracy z dokumentami. (więcej…)

Materiały archiwalne są gromadzone przez wiele lat. Ich przydatność w zbiorze kwalifikuje się na podstawie oceny zawartości dokumentów, przeprowadzanej w konkretnym czasie. Jednak po wielu latach przechowywania może się okazać, że materiały te nie mają już swojej wartości lub też zyskały jeszcze większe znaczenie i powinny trafić do zbiorów centralnych. Zarówno w jednym, jak i w drugim przypadku jest przeprowadzane wydzielanie materiałów archiwalnych. (więcej…)

patrz: jednolity rzeczowy wykaz akt

Pojęcie wystawcy ma kilka znaczeń, przy czym to najpopularniejsze odnosi się do osoby, firmy, instytucji lub innej jednostki, które eksponuje towary czy produkty. (więcej…)

Tworzenie dokumentu, który ma utrwalać określone informacje lub wskazywać na przedmiot sprawy do załatwienia, nie zawsze ogranicza się do sporządzenia pojedynczego pisma. Aby uzyskać pełny obraz sytuacji i zapoznać się ze wszystkimi szczegółami, jest niezbędne uzupełnienie go o różne materiały pomocnicze. Stąd też załącznik jest dowolnym nośnikiem informacji, przedmiotem czy materiałem pisanym, który ułatwia zrozumienie treści dokumentu głównego. (więcej…)

Dokumentacja zbierana i przechowywana w archiwum nie zawsze jest wynikiem działalności statutowej jednostki organizacyjnej. Poza czynnościami kancelaryjnymi czy ustrojowymi, które archiwistyka określa proweniencyjnymi, wiele akt czy dokumentów jest też tworzonych podczas wykonywania innych zadań. Pochodzą one, np. z działalności kolekcjonerskiej lub są wynikiem prowadzenia akt pracowniczych czy związanych z konkretną akcją społeczną. Wiele z nich nie może być włączonych do zasobu, ale łącznie z innymi materiałami tworzą zbiór dokumentacji. (więcej…)

Każda jednostka organizacyjna bez względu na jej wielkość, charakter czy okres działalności, tworzy dokumentację aktową. Część tej dokumentacji ma wartość jedynie dla tej jednostki i jest przydatna w krótkim okresie, po którym może być zniszczona. Natomiast materiały o wartości archiwalnej zaliczane do kategorii A są przeznaczone do wieczystego przechowywania. Tworzą one zespół archiwalny, którego twórcą jest wspomniana jednostka. (więcej…)

Archiwistyka to dziedzina nauki o archiwach, która specjalizuje się w badaniu procesów archiwotwórczych. Celem jest formułowanie zasad teoretycznych opracowywania, przechowywania oraz udostępniania archiwaliów. Pod pojęciem archiwum kryje się uporządkowany zbiór dokumentów lub akt, które nie mają już bieżącej wartości użytkowej. (więcej…)

W ujęciu archiwistyki zespół archiwalny jest całościowym zbiorem dokumentów aktowych wytworzonych przez jednego niezależnego ustrojowo twórcę. Może nim być zarówno osoba fizyczna, jak i organizacja, instytucja, firma czy urząd. (więcej…)

W archiwistyce pojęcie zespołu archiwalnego odnosi się wyłącznie do tych materiałów, które zostały uznane za archiwalne, oznaczone kategorią A, a następnie opracowane i zaewidencjonowane. Nie są to wszystkie materiały gromadzone w jednym archiwum, np. zakładowym. Pozostałe dokumenty aktowe tworzą zbiór archiwalny. Zespół archiwalny zamknięty odnosi się wyłącznie do tych materiałów, których twórca działał wiele lat temu, a obecnie już nie istnieje. (więcej…)

Zespół archiwalny jest całością dokumentacji wytworzonej przez jednego, odrębnego twórcę, która została zaklasyfikowana do kategorii A i jest przeznaczona do wieczystego przechowywania. Jego struktura może przyjmować różne formy zależnie od tego, jak wiele zawiera dokumentów i jak duże jest ich zróżnicowanie tematyczne. Zdarza się też, że w skład zespołu wchodzą materiały pozyskane w drodze sukcesji, które mają tylko częściowy związek z działalnością twórcy. Wówczas powstaje zespół archiwalny złożony. (więcej…)

Dokumenty, czyli akta wytwarzanie w konkretnej komórce organizacyjnej stanowią najmniejszą jednostkę w organizacji archiwów. Ich porządkowanie i możliwość szybkiego wyszukania są uzależnione od tego, w jaki sposób zostaną one opisane. W każdym systemie do porządkowania stosuje się konkretny system klasyfikacji i oznaczeń. Pozwala on osobom zainteresowanym od razu rozpoznać, kto sporządził dokument i jakie zawiera treści. W archiwistyce takim symbolem jest znak akt. (więcej…)