Relokacja/Transport dokumentów i archiwów

Wiele przedsiębiorstw i instytucji z różnych przyczyn decyduje się na przechowywanie dokumentów w swojej siedzibie. Takie rozwiązanie ma pewne zalety – wszystko jest pod ręką. Jednak z czasem przechowywanie archiwów staje się źródłem kosztów, choćby związanych z wykorzystaniem powierzchni i utrzymaniem dokumentów w dobrym stanie. Wówczas korzystnym rozwiązanie staje się transport dokumentów i archiwów do wyspecjalizowanej instytucji zajmującej się ich przechowywaniem. To jedna z naszych usług. W jakich innych sytuacjach konieczny staje się transport archiwów.

Kiedy następuje transport dokumentów i archiwów?

Relokacja archiwum niezbędna jest w każdym przypadku zmiany siedziby bądź przeniesienia archiwum w inne miejsce, na przykład pomiędzy poszczególnymi oddziałami przedsiębiorstwa. Jest to proces uciążliwy i pracochłonny, który wymaga zaangażowania bardzo wielu ludzi i środków. Dlatego bardzo często zleca się go profesjonalistom, którzy zajmują się tym na co dzień.

Transport dokumentów i archiwów – główne wyzwania

Żadne prawidłowo prowadzone archiwum nie układa dokumentów w sposób przypadkowy. Zwykle gromadzą się one przez lata, są oznaczone, zapakowane i posortowane według określonego klucza. Transport dokumentów i archiwów wymaga jednak ich wypakowania i ułożenia w formie ułatwiającej transport. Tylko profesjonalne oznaczenie dokumentów pozwoli z łatwością przywrócić je do poprzedniego stanu w miejscy docelowym. Zazwyczaj czas gra ogromną rolę, ponieważ archiwa wymagają nierzadko stałego dostępu – korzystają z nich pracownicy. Liczy się każdy dzień i każda godzina. Pomoc profesjonalnej firmy w transporcie jest wiec na wagę złota.

Transport dokumentów i archiwów w naszym wykonaniu

Relokacja i transport dokumentów i archiwów to usługa, którą oferujemy od lat. Realizowana jest przez nas w sposób gwarantują bezpieczną, niezawodną i szybką dostawę akt w każde miejsce w Polsce. Korzystamy z wypracowanych przez lata dobrych praktyk, a dokumentami zajmuje się doświadczony personel.

Na proces relokacji archiwum składa się:

• Przygotowanie materiałów do transportu w siedzibie Klienta,
• Pakowanie/zabezpieczenie dokumentów w zbiorcze pudła kartonowe, zgodnie z wytycznymi i kolejnością narzuconą przez pracowników (istnieje możliwość zaplombowania pudeł),
• Przeniesienie pudeł z dokumentami do samochodu ciężarowego przystosowanego do bezpiecznego transportu dokumentów,
• Bezpieczny transport dokumentów do nowej siedziby lub w inne miejsce docelowe,
• Wypakowanie konwoju, przeniesienie dokumentów do nowego archiwum,
• Stworzenie topografii przechowywanych dokumentów w nowym archiwum.

Gwarantujemy:

• Oszczędność czasu i pieniędzy,
• Bezpieczeństwo przewożonych materiałów,
• Sprawną realizację umożliwiającą szybkie uruchomienie archiwum po transporcie,
• Elastyczność w doborze odpowiedniego terminu relokacji.

W celu wyceny usługi niezbędny będzie wywiad dotyczący ilości dokumentów transportowanych do nowego miejsca, potencjalnych utrudnień logistycznych (tj. brak wind, schody, długie korytarze, inne), odległości pomiędzy nową a starą siedzibą. Dzięki niemu zaoferujemy optymalny sposób na  transport dokumentów i archiwów we wskazane przez Klienta miejsca.