Szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją

Zapraszamy do zapoznania się z ofertą szkolenia z zakresu zarządzania dokumentacją w Archiwum Zakładowym bądź w Składnicy Akt.

Zakres szkolenia obejmuje:

• Podstawy prawne,
• Podstawowe terminy,
• Struktura Państwowej sieci archiwalnej, zagadnienia nadzoru i kontroli,

Normatywy kancelaryjno-archiwalne:

• instrukcja kancelaryjna,
• Instrukcja organizacji i zakresu działania Archiwum Zakładowego/Składnicy Akt,
• jednolity rzeczowy wykaz akt

Skrócony opis obiegu dokumentacji:

• przyjmowanie i otwieranie przesyłek,
• kontrola obiegu dokumentacji,
• dekretowanie pism,
• rejestracja spraw w systemie bezdziennikowym, znak sprawy,
• niezbędne elementy pisma,
• przygotowanie przesyłki do spedycji,
• przechowywanie akt spraw, opis teczki aktowej, znak teczki,

Jednolity rzeczowy wykaz akt:

• budowa,
• zasady tworzenia, posługiwanie się i modyfikacji,
• kategorie archiwalne, okresy przechowywania dokumentacji,
• symbole klasyfikacyjne,

System kancelaryjny bezdziennikowy:

• zasady grupowania akt w sprawy,
• nadawanie znaku sprawy,
• spis spraw,
• tworzenie i prowadzenie teczek rzeczowych,
• podteczki, teczki zbiorcze

Warunki lokalowe Archiwum Zakładowego

Przyjmowanie akt do Archiwum Zakładowego:

• zasady przygotowania akt przez osoby załatwiające sprawy,
• zasady tworzenia ewidencji: spisy zdawczo-odbiorcze akt, wykazy spisów,
• współpraca z komórkami organizacyjnymi w zakresie zarządzania dokumentacją,

Postępowanie z materiałami archiwalnymi i dokumentacją niearchiwalną w Archiwum Zakładowym:

• gromadzenie, opracowywanie, przechowywanie, zabezpieczanie i udostępnianie zasobu archiwalnego,
• tworzenie sygnatury archiwalnej,
• ewidencja wypożyczeń,

Procedura brakowania dokumentacji, której okres przechowywania upłyną:

• wydzielanie dokumentacji,
• powołanie komisji ds. brakowania,
• tworzenie spisów akt,
• postępowanie z dokumentacją wymagającą ekspertyzy Archiwum Państwowego,
• zasady występowania o zgodę na brakowanie do Archiwum Państwowego,
• przekazanie dokumentacji do zniszczenia,

Procedura przekazywania materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego.

Warsztaty:
rejestracja sprawy, wyszukiwanie symboli i haseł klasyfikacyjnych w wykazie akt, nadawanie znaku sprawie, nadawanie znaku teczki, wypełnianie druku spisu spraw, tworzenie pisma i odpowiedzi na pismo, prowadzenie teczki aktowej, kontrola przygotowania teczki przekazywanej do Archiwum Zakładowego, wypełnienie druku spisu zdawczo-odbiorczego akt, wykaz spisów i inne.