Niszczenie dokumentów na terenie Warszawy oraz całego kraju.

Niszczenie dokumentów jest procesem, który nie powinien przebiegać przypadkowo. Wystarczy wspomnieć, że dokumentacja często zawiera newralgiczne informacje, w tym poufne dane osobowe czy biznesowe. Nie mają one prawa dostać się w niepowołane ręce. Dane wrażliwe wyciekające na zewnątrz stanowiłyby poważne zagrożenie dla działalności rynkowej, a w skrajnym przypadku mogłyby doprowadzić do konsekwencji prawnych. Dlatego właśnie warto proces niszczenia dokumentów powierzyć specjalistom.

Nasza firma od lat proponuje profesjonalne niszczenie dokumentów. Warszawa stanowi siedzibę wiele urzędów, instytucji państwowych, jak również przedsiębiorstw i organizacji zarządzających ogromnymi bazami danych. Wielu spośród nich to nasi stali zadowoleni klienci, co stanowi najlepszą rekomendację naszych usług obejmujących niszczenie dokumentów. Zastanawiasz się, ile kosztuje niszczenie dokumentów? Cennik jest niezwykle konkurencyjny!

Niszczenie dokumentów w świetle prawa

W wielu przypadkach niszczenie dokumentów musi odbywać się zgodnie z zaleceniami wynikającymi z obowiązującego prawa. Dotyczy to przede wszystkim poufnych danych osobowych, ale nie tylko. Materiał poddany jest niszczeniu mechanicznemu – gwarantujemy uzyskanie 4 stopnia utajenia wg normy DIN 66399. Nasi klienci zyskują pewność, że niszczenie dokumentów odbywa się zgodnie z najwyższymi standardami, co poświadczamy stosownym certyfikatem.

Doskonale zdajemy sobie sprawę, jak poważne konsekwencje mogłoby przynieść naszym partnerom nieprawidłowe niszczenie dokumentów, dlatego stosujemy sprawdzone procedury i możemy zagwarantować, że poufne dane nie wydostaną się na zewnątrz.

Niszczenie dokumentów – przebieg procesu

Niszczenie dokumentów w Warszawie i na terenie całego kraju jest poprzedzone odbiorem materiału od klienta. Do tego celu stosujemy plombowane lub zamykane na klucz pojemniki, co zapobiega ewentualnej ingerencji w materiał. Ta część procesu niszczenia dokumentów, jest potwierdzona przez obie strony specjalnym protokołem uwzględniającym wszystkie najważniejsze informacje, takie jak liczba i rodzaj pojemników, numery plomb czy data wykonania usługi.

Następnie materiał trafia do certyfikowanego zakładu, w którym odbywa się niszczenie dokumentów metodą mechaniczną. Obiekt, gdzie dokumenty ulegają niszczeniu jest w pełni bezpieczny i podlega stałemu monitoringowi. Pomieszczenie jest całkowicie przystosowane do pełnienia swojej wyjątkowej funkcji i pełne zabezpieczeń. Pracownicy zajmujący się niszczeniem dokumentów w Warszawie posiadają odpowiednią wiedzę i uprawnienia. Po jego zniszczeniu, wywieziony jest jako anonimowa makulatura do zakładów papierniczych. Klient otrzymuje certyfikat potwierdzający zniszczenie dokumentów zgodnie z obowiązującym prawem i przedstawionymi wcześniej procedurami.

Niszczenie dokumentów – cennik

Wiele lat doświadczenia i współpraca z wymagającymi klientami pozwoliła nam osiągnąć perfekcję w skomplikowanym procesie, jakim niewątpliwie jest niszczenie dokumentów. Cennik, jaki oferujemy naszym klientom jest konkurencyjny między innymi ze względu na wypracowane przez nas przez lata doskonałe procedury. Niszczenie dokumentów w Warszawie i na terenie całej Polski odbywa się sprawnie i szybko, co z punktu widzenia naszego partnera nie musi oznaczać ogromnych nakładów finansowych.

Niszczenie dokumentów na najwyższym poziomie

Usługa niszczenia dokumentów świadczymy na najwyższym poziomie. Do głównych zalet współpracy z naszą firmą i naszych wyróżników należą:

• przejrzysta współpraca z klientami,
• bezpieczeństwo danych od momentu odbioru materiału od klienta,
• ogólnokrajowy zasięg – obsługujemy klientów nie tylko w Warszawie,
• niszczenie dokumentów w sposób ekologiczny – papier poddawany recyklingowi,
• sprawność działania – osiągnęliśmy perfekcję logistyczną,
• jawność – klient ma kontrolę nad całym procesem niszczenia dokumentów.

Bezpieczne niszczenie dokumentów – na co zwrócić uwagę?

Proces niszczenia dokumentów księgowych oraz jakiekolwiek innej dokumentacji powinien zawsze przebiegać w zgodzie z przepisami prawa, które obejmują omawiane zagadnienie. Do najważniejszych z nich zaliczyć należy między innymi unijne rozporządzenie o ochronie danych osobowych (tak zwane RODO), które w naszym kraju weszło w życie w roku 2018, a także dwie międzynarodowe normy, to jest ISO/IEC 21964 oraz DIN 66399.

Jeżeli chodzi o bezpieczne niszczenie dokumentów zgodnie z RODO, to przepis te określane są w art. 4 pkt. 2 rozporządzenia mówiącego o przetwarzaniu. Przez przetwarzanie należy rozumieć operacje bądź zestaw operacji, które są wykonywane na danych osobowych w sposób zarówno zautomatyzowany, jak i niezautomatyzowany. Rozumiemy przez to zbieranie, przechowywanie dokumentów, rozpowszechnianie danych oraz ich niszczenie. Przepisy RODO mówią o tym, że profesjonalna utylizacja dokumentów księgowych powinna być przeprowadzona w taki sposób, aby nie były one zagrożone.

Profesjonalne niszczenie dokumentów – międzynarodowa norma ISO/IEC 21964

Norma ISO/IEC 21964 określa z kolei zasady niszczenia dokumentów księgowych z uwzględnieniem rodzaju nośników danych, na których były one zapisane. Ujednolica ona również sam proces niszczenia dokumentów i mówi o tym, że raz zniszczonych danych nie można ponownie odczytać. Norma ta wyróżnia 6 różnych typów nośników danych. Są to:

• oryginalny rozmiar informacji (np. papier, zdjęcie rentgenowskie) – klasa P;
• optyczne nośniki danych (np. płyty CD czy DVD) – klasa O;
• magnetyczne nośniki danych (np. dyskietki, karty z paskiem magnetycznym) – klasa T;
• dyski twarde – klasa H;
• dane zapisane na małych nośnikach (np. klisze, mikrofilmy) – klasa F;
• elektroniczne nośniki danych (np. karty chip, USB) – klasa E;

Sama norma ISO/IEC 21964 dzieli również utylizację dokumentów na trzy odrębne części. Pierwsza określa zasady niszczenia nośników danych. Druga określa wymagania związane z urządzeniami, które są wykorzystywanie w procesie niszczenia wrażliwych danych. Trzecia z kolei opisuje jak przebiega niszczenie dokumentów księgowych. Należy również zauważyć, że postępująca digitalizacja dokumentów niejako wymusiła na prawie międzynarodowym wprowadzenie nowych przepisów.

Utylizacja dokumentów – norma DIN 66399

Norma DIN 66399 uwzględnia z kolei trzy klasy tajności w zakresie niszczenia dokumentów. Pierwszą z nich stanowią dokumenty wewnętrzne, które są dostępne dla wielu odbiorców. W tej klasie dokumentacji znajdziemy między innymi notatki, obwieszczenia, rozmaite listy bądź reklamy wystawiane przez daną firmę. Są to więc, najbardziej powszechne typy dokumentów papierowych oraz elektronicznych z jakimi możemy spotkać się w danym przedsiębiorstwie. Jeżeli chodzi o drugi typ dokumentów to są to dokumenty przeznaczone do wąskiego grona odbiorców (poufne). W tej kategorii znaleźć możemy między innymi korespondencję ofertową czy dane osobowe. Innymi słowy są to wszystkie te dokumenty, których ujawnienie mogłoby zaszkodzić wizerunkowi firmy bądź doprowadzić do sytuacji, w której naruszone zostałaby zawiązane umowy prawne.

Trzeci typ dokumentów, to dokumentacja tajna, czyli wszelkie sprawozdania, dane finansowe, umowy z partnerami czy dokumenty dotyczące badań i rozwoju (R&D).

Kiedy można niszczyć dokumenty księgowe?

Kolejnym istotnym aspektem z punktu widzenia tego artykułu jest udzielenie odpowiedzi na pytanie, kiedy tak właściwie można niszczyć dokumenty księgowe? Wygląda to następująco:

• Rozliczenia ZUS:
  1. deklaracje rozliczeniowe, imienne raporty miesięczne oraz dokumenty korygujące – po upływie 5 lat (dla dokumentów ZUS przekazanych od 1 stycznia 2012 r.) lub 10 lat (dla akt przekazanych do 31 grudnia 2011 r.);
  2. listy płac, karty wynagrodzeń itp. – należy je przechowywać przez okres 50 lat od momentu zakończenia przez ubezpieczonego pracy u danego płatnika;
• Księgowość – poniższe dokumenty powinny zostać zniszczone po upływie tak zwanego okresu przedawnienia podatkowego. Jak stanowią obecne przepisy prawa podatkowego, zobowiązania podatkowe przedawniają się po upływie 5 lat od końca roku kalendarzowego, w którym upłynął termin płatności danego zobowiązania podatkowego:
  1. księgi podatkowe,
  2. rejestry VAT;
  3. faktury sprzedaży i zakupu, faktury i noty korygujące, noty księgowe;
  4. ewidencje środków trwałych;
  5. ewidencje przebiegu pojazdu;
  6. dokumenty inwentaryzacyjne.

Nie tylko niszczenie dokumentów – zapraszamy do zapoznania się z naszymi usługami odbioru i niszczenia dokumentów

Nasza oferta obejmuje nie tylko niszczenie dokumentów. Doświadczenie w branży archiwizacyjnej pozwala nam zaoferować klientom znacznie więcej. Do świadczonych przez nas usług należą między innymi:

• Jednorazowa/doraźna usługa niszczenia dokumentów
• Tekturowy pojemnik o pojemności 150 litrów na makulaturę lub dokumentację roboczą
• Plastikowy pojemnik o pojemności 240 litrów na makulaturę lub dokumentację roboczą

Jeżeli mają Państwo jeszcze jakieś pytania związane z kwestią niszczenia dokumentów, zapraszamy do kontaktu z nami. Chętnie udzielimy odpowiedzi na wszystkie pytania.