Jakie podstawy prawne obowiązują przy archiwizacji dokumentów?

Tworzenie dokumentacji jest stałym elementem działalności każdej firmy, instytucji, placówki czy organizacji. Często tworzą je również osoby prywatne, zwłaszcza te kolekcjonujące pamiątki rodowe. Zgromadzone zasoby o wysokiej wartości historycznej są przechowywane w celu ich udostępniania zainteresowanym osobom.

Ogrom takich materiałów, gromadzonych przez dziesięciolecia wymaga starannego opracowania, opisania, skatalogowania oraz zabezpieczenia przed zniszczeniem. Wszystkimi tymi aspektami zajmuje się archiwistyka.

Prawo w archiwizacji

Gromadzenie narodowego zbioru archiwalnego jest trudną, złożoną i czasochłonną pracą. Miliony kart dokumentów, zdjęć, nagrań, map i planów oraz innych materiałów wymagają takiego opracowania, dzięki któremu potrzebny dokument czy jednostka archiwalna zostaną szybko odnalezione. Przechowywanie cennych dóbr narodowych wymaga też ochrony przed zniszczeniem przez ujednolicenie zasad ich składowania i zabezpieczania. Dlatego wszelkie działania, jakie podejmuje archiwistyka, mają regulacje prawnie.

Najważniejszym aktem, który określa zasady archiwizacji dokumentów, jest Ustawa z dnia 14 lipca 1983 roku o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U . Nr 38, poz. 173 z póżn. zm.). W treści dokumentu można znaleźć:

• definicję narodowego zasobu archiwalnego,
• definicję i strukturę państwowego zasobu archiwalnego,
• osoby odpowiedzialne za tworzenie archiwów państwowych,
• definicję niepaństwowych zespołów archiwalnych,
• definicję sieci archiwalnej,
• zasady gromadzenia i przekazywania jednostek archiwalnych,
• przepisy karne.

Inne akty prawne obowiązujące w archiwistyce

Ustawa jest dokumentem podstawowym, który uzupełnia wiele innych aktów prawnych, szczegółowo regulujących poszczególne kwestie związane z gromadzeniem, opracowywaniem, przechowywaniem i udostępnianiem archiwaliów. Obowiązujące obecnie przepisy wykonawcze do ustawy regulują szczegółowe postępowanie z dokumentacją. Są to:

• Rozporządzenie Ministra Nauki, Szkolnictwa Wyższego i Techniki z dnia 25 lipca 1984 roku w sprawie zasad klasyfikowania i kwalifikowania dokumentacji oraz zasad i trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych (Dz. U. Nr 41, poz. 216),
• Rozporządzenie Ministra Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 13 grudnia 2000 roku w sprawie określenia szczegółowych wypadków i trybu wcześniejszego udostępnienia materiałów archiwalnych (Dz.U. z 2001 r. Nr 13, poz. 116),
• zarządzenia Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych dotyczące między innymi zasad porządkowania oraz trybu przekazywania materiałów archiwalnych do archiwów państwowych, składania wniosków dotyczących brakowania dokumentacji niearchiwalnej czy porządkowania oraz trybu przekazywania dokumentacji technicznej stanowiącej materiały archiwalne do archiwów państwowych.

Spośród ogólnopaństwowych aktów prawnych znaczenie w archiwizacji dokumentów mają:

• Ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku o ochronie danych osobowych (Dz.U. Nr 133, poz. 883 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości (Dz. U. Nr 121, poz. 591 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 22 stycznia 1999 roku o ochronie informacji niejawnych (Dz.U. Nr 11, poz. 95 z późn. zm.);
• Ustawa z dnia 26 stycznia 1984 roku – Prawo prasowe (Dz. U. Nr 5, poz. 24 z późn. zm.),

a także rozporządzenia w sprawie organizacji kancelarii tajnych oraz trybu udostępniania prasie informacji, oraz organizacji i zadań rzeczników prasowych w urzędach organów administracji rządowej.

Umowa o archiwizacji z firmą zewnętrzną

Obowiązek prowadzenia archiwum spoczywa na każdej firmie i instytucji, chociażby z tego względu, że prawo nakazuje określony czas przechowywania dokumentów kadrowych i płacowych. Wymienione wyżej przepisy prawne wskazują, że samodzielne tworzenie archiwum oraz opracowywanie dokumentów zgodnie z zasadami wymaga nie tylko znajomości wielu aktów prawnych, ale też umiejętności ich interpretacji.

Archiwistyka jest kierunkiem studiów, co wskazuje, jaki ogrom wiedzy musi przyswoić wykwalifikowany archiwista. W mniejszych zakładach pracy, placówkach edukacyjnych czy organizacjach zatrudnianie takiej osoby nie jest najlepszym rozwiązaniem. Zadanie prowadzenia archiwum i opracowywania dokumentów można powierzyć firmie zewnętrznej, takiej jak SYSTEM AD.

Jesteśmy grupą ekspertów, którzy doskonale znają prawo archiwalne, począwszy od głównych ustaw po drobniejsze zarządzenia. Zajmujemy się każdym aspektem tworzenia i prowadzenia archiwum, od porządkowania i sygnowania dokumentów, po dostarczanie wyposażenia, takiego jak niszczarka czy pojemnik na makulaturę. Wiemy, jak poruszać się w świecie informacji niejawnych, nadawać sygnatury archiwalne, brakować zbiory czy przejmować je w drodze sukcesji.

Zakres naszych usług jest bardzo szeroki. Dlatego można nam powierzyć jedynie brakowanie, skorzystać z doradztwa albo zlecić założenie i prowadzenie archiwum od podstaw. Zajmujemy się też przechowywaniem dokumentacji klientów z zachowaniem najwyższego poziomu ochrony danych. Wszystkie działania realizujemy zgodnie z literą prawa i obowiązującymi zaleceniami Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.