Robotyzacja w archiwizacji
Robotyzacja procesów obejmuje coraz szersze gałęzie biznesu. Do tego rozwiązania przekonują się także kolejne instytucje. Obecnie Robotic Process Automation mocno rozwija się w dziedzinie archiwizacji, gdzie dostrzeżono korzyści wynikające z robotyzacji procesów. Czynności dokonywane dotychczas przez ludzi stają się udziałem pracujących bezbłędnie, nieomylnych i niezawodnych algorytmów.
Dokumentacja przechowywana dotychczas w formie papierowej, a przynajmniej czasochłonnie generowana dzięki ludzkiej pracy, może generować się w sposób automatyczny, co oznacza ogromną oszczędność czasu, ale także przestrzeni – większość dokumentów nie musi być przechowywana w formie fizycznej, bo wystarczy elektroniczna.
Obsługa archiwum czy rewokacja dokumentów nabierają dzięki automatyzacji zupełnie nowego znaczenia. W jaki sposób automatyzacja procesów zmienia archiwizację na co dzień?
Robotic Process Automation – zasada działania
Funkcjonowanie każdego przedsiębiorstwa i organizacji odbywa się w dużej mierze na podstawie szeregu rutynowych i powtarzalnych czynności. Standardowo angażują one pracowników i są niezwykle czasochłonne. Do tego grona zaliczają się między innymi czynności księgowe związane ze sprzedażą, analizą danych, marketingiem i wieloma innymi obszarami. Współczesna technologia pozwala jednak na zautomatyzowanie wszystkich procesów, w których podejmowane przez ludzi decyzje są zbędne. Dzięki specjalnym algorytmom i oprogramowaniu wszystkie powtarzalne zadania mogą być wykonywane w sposób zautomatyzowany.
Na tym właśnie polega Robotic Process Automation. W odróżnieniu od ludzi, roboty wykonują proste nieskomplikowane czynności bezbłędnie, moc obliczeniowa zapewnia im wysoką wydajność, nie męczą się i nie potrzebują urlopu. Wprowadzenie Robotic Process Automation do przedsiębiorstwa bądź organizacji oznacza ogromne oszczędności czasu, ale również kosztów. Pracownicy mogą skupić się na swoich najważniejszych zadaniach, gdzie wymagana jest ich wiedza, kreatywność oraz decyzyjność. W obiegu informacji i dokumentach panuje natomiast porządek, a ryzyko pojawienia się ewentualnych błędów zostaje zminimalizowane.
Robotic Process Automation w archiwizacji dokumentów
Robotic Process Automation coraz śmielej wkracza także do archiwizacji. Ze względów prawnych bardzo wiele kategorii dokumentów wymaga tworzenia i przechowywania przez lata w formie papierowej. Dlatego tradycyjne archiwa nigdy nie znikną, jednak robotyzacja i tak oznacza dla branży archiwizacyjnej ogromną rewolucję. Zdecydowana większość dokumentacji papierowej wytwarzanej przez ludzi może obecnie powstawać wyłącznie w formie elektronicznej, co dotyczy na przykład większości dokumentów księgowych, związanych z controllingiem i innymi obszarami działania przedsiębiorstwa.
Chociaż dotychczas oprogramowanie wykorzystywane w przedsiębiorstwach mocno ułatwiało pracę ludzi, wciąż tworzenie dokumentów opierało się na ludzkiej pracy, polegającej na żmudnym wypełnianiu formularzy. Zautomatyzowane narzędzia są w tej kwestii o wiele doskonalsze. Przykładowo, w dziale sprzedaży, gdy tylko dojdzie do sfinalizowania transakcji, odpowiednie dokumenty w postaci zamówień, faktur, a także dokumentacji magazynowej wytwarzają się natychmiast. Następnie trafiają w odpowiednie miejsce na serwerze.
Robotic Process Automation zdecydowanie poprawia obieg informacji w przedsiębiorstwie. Wystarczy dostęp do urządzenia mobilnego, aby każda uprawniona do tego osoba, w dowolnej chwili mogła zyskać dostęp do wybranego dokumentu praktycznie z dowolnego miejsca na świecie. To kolejna zaleta automatyzacji w archiwizacji, która przekłada się na ogromną oszczędność czasu.
Nie wolno zapominać o fakcie, że robotyzacja procesów w archiwizacji ma swój ważny wymiar z ekologicznego punktu widzenia. Oznacza przecież niższe zużycie papieru, a więc lepszą troskę o środowisko. Wiele przedsiębiorstw podąża za współczesnymi trendami i stara się działać z poszanowaniem środowiska. To ważny element wizerunkowy i kolejna korzyść automatyzacji, która coraz mocniej wpływa na kształt archiwizacji.
Robotyzacja w archiwizacji a relokacja dokumentów
Jednym z praktycznych wymiarów Robotic Process Automation jest relokacja dokumentów. W tradycyjnej formie stanowiła ona spore wyzwanie, zwłaszcza w przypadku pokaźnego archiwum. Przed transportem dokumenty wymagały dokładnego opisania i spakowania, a następnie dużo czasu pochłaniało ich uporządkowanie w nowym archiwum. Przedsiębiorstwa, które wprowadziły w swoich archiwach robotyzację, obecnie praktycznie nie znają tego problemu. Cała dokumentacja spoczywa na serwerze lub w chmurze, więc fizyczny transport stał się w dużej mierze zbędny. Tradycyjna relokacja dokumentów dotyczy jedynie tej części dokumentacji, która musi być prowadzona i utrzymywana w formie papierowej ze względu na normy prawne.
Robotyzacja w archiwizacji a bezpieczeństwo
Barierą, która wciąż powstrzymuje niektóre przedsiębiorstwa i organizacje przed wprowadzeniem robotyzacji do swojego archiwum, jest obawa o bezpieczeństwo dokumentacji. Praktyka pokazuje, że jest ona zupełnie niesłuszna. Dokumenty generowane automatycznie i przechowywane w formie elektronicznej są zdecydowanie bardziej bezpieczne niż ich fizyczne odpowiedniki. Po pierwsze dokumentacja posiada kopię zapasową. Serwery są doskonale zabezpieczone przed potencjalnymi atakami hakerów, więc praktycznie nie istnieje szansa, aby nieuprawnione osoby zyskały dostęp do dokumentacji. Ponadto, dokumentacja elektroniczna nie może ulec zniszczeniu bądź degradacji. Nie istnieje zagrożenie pożaru bądź zalania dokumentów.
Robotyzacja w archiwizacji to w praktyce perspektywa podniesienia wydajności przedsiębiorstwa i ogromnej redukcji kosztów. Oprócz tego pozwala zwiększyć zadowolenie pracowników, którzy nie muszą już skupiać się na rutynowych i powtarzalnych czynnościach.